Kapat
logo

Dia Bilgi Bankası
E-Devlet Uygulamarı

DİA E-Devlet Uygulamaları Çözümü hakkında.

E-Devlet Uygulamaları

GİB Tarafından Yapılacaklar

Öncelikle  www.edefter.gov.tr adresi  üzerinden başvuru yapılması gerekmektedir. Tebliğ çerçevesinde elektronik defter tutmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen yükümlülerin “www.edefter.gov.tr” İnternet adresinde yayımlanan başvuru kılavuzuna göre başvuru yapmaları gerekmektedir. Genel Müdürlük veya Başkanlık gerek görmesi halinde www.edefter.gov.tr internet adresi ü<erinden yayımlanan kılavuzlara ilave olarak teknik bilgi ve belge talebinde bulunabilirler.

Bu dokümanda verilen bilgiler yanlızca bilgilendirme amaçlıdır. Firmaların ve İşletmelerin bu bilgileri mali müşavirleri ile doğrulamaları zorunludur. Mevzuatta yapılacak değişiklikler nedenli dokümanda yer alan yanlış bilgilerden Tepe Bilişim Sitemleri Ltd. Şti.. sorumlu tutulamaz.

E-Defter Gönderim Süreleri

  • –“Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar.”
  • –“Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.”
  • –“Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.”

Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan (elektronik imza ve mali mühür değerleri dahil) her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü

içinde barındırmakta olup, elektronik defterlere dilendiği zaman kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını elde edebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

Dia Tarafından Yapılacaklar

  • –E-Defter, E-Devlet entegrasyon lisansına sahip olması gerekmektedir.
  • –Mahsup fişleri her belge için tek tek oluşturulması gerekmektedir.

Mahsup Fiş Girişlerinde Dikkat Edilmesi Gereken Önemli Noktalar:

  • —Belge No yok ise işlem Belge Tarihi boş olması gerekmektedir.
  • —Satır Açıklamaları mutlaka doldurulmalıdır.
  • —Belge No ve İşlem Tarihi var ise Belge Türü seçilmelidir.
  • —Bilgisayarınızın masa üstüne boş “e-Defter” klasörü oluşturun.
  • Dia içerisinden e-defter Hazırlama (muh1610) ekranına giriş yapın.
  • —Defterin gönderileceği başlangıç, bitiş ve hazırlandığı tarihleri yazıldıktan sonra Yevmiye Numaralandırma işlemi yapılmadıysa [F4 Yevmiye Numaralandır] butonu tıklayarak işlem yapılır. Bu işlem bitince [F2 Oluştur] butonuna tıklanacaktır.
  • [F2 Oluştur] butonuna tıklayınca sistem akıllı kartla bağlantı kurar ve pin kodunu bilgisi sorar.

Pin kodu doğru bir şekilde girildikten sonra oluşturulan e-Defter ve berat dosyalarının kaydedileceği dizin seçilir.

Dizin seçim işleminin ardından sonra E-Defter hazırlanmak üzere sunucuya istek iletilir. Sunucu E-Defteri hazırlar. Hazırlanan E-Defter XML dosyası imzalandıktan sonra, XSD ve Schematron kontrollerine tabi tutulur. Bu adımda yapılan kontroller aşağıdaki şekilde kullanıcıya gösterilir;

 
Bu kontrollerde herhangi bir problem bulunmazsa, berat dosyası hazırlanır. Aynı şekilde imzalanarak, XSD ve schematron kontrollerine tabi tutulur.

Berat ve e-Defter XML oluşturma işlemi bittikten sonra sistem kullanıcıya oluşturulan dosyaların kayıt yeri ve yasal saklama yükümlülükleri hakkında bilgilendirici mesaj gösterir.


Bu adımın ardında da kullanıcının belirlediği dizin altına Vergi NumarasıYıl\Ay şeklinde bir dizin oluşur. Daha sonra YEVMİYE adında bir klasör daha açılır ve yevmiye ile ilgili e-Defter dosyası aşağıdaki formata göre isimlendirilerek yazılır:

  • –Yevmiye defteri ise ve tek parçalı ise: 1234567890-201101-Y-0000.xml
  • –Yevmiye defteri ise ve çok parçalı ise: 1234567890-201101-Y-0001.xml, 1234567890-201101-Y-0002.xml

Yine aynı şekilde KEBİR adında bir klasör daha oluşturulur ve kebir ile ilgili e-Defter dosyası aşağıdaki formata göre isimlendirilerek yazılır:

  • –Büyük defter ve tek parçalı ise: 1234567890-201101-K-0000.xml
  • –Büyük defter ve çok parçalı ise: 1234567890-201101-K-0001.xml, 1234567890-201101-K-0002.xml şeklinde olur.

Burada 1234567890 yerine kurumsal kullanıcılar için Vergi Kimlik Numarası, bireysel kullanıcılar için ise T.C. Kimlik Numarası gelir. 201101 yerine ise defterin hazırlandığı yıl ve ay bilgisi gelmektedir. Daha sonraki kısma, yevmiye defteri için Y, büyük defter için K gelmektedir.

Dosya isminin son kısmı ise tek parçadan oluşan defterler için 0000 olmaktadır. Eğer defter büyük boyutu nedeniyle birden fazla parçaya ayrılacak ise o zaman bu numaralar 0001 ile başlayarak ardışık olarak devam eder.

*Defter oluşturma işlemi tamamlanmasının ardından ekranda yer alan Kayıtlar ekranına geçiş yapılır. Oluşturulan defterlerin kontrol edilmesi için [F8 E-Defter Görüntüle] butonuna tıklayarak defter kontrolü [F9 Berat Kontrolü] butonuna tıklayarak da bilgi kontrolü yapılacaktır.

—Dosya gönderime başlamadan önce kayıtlar alanı kontrolü yapılmalıdır. Her deneme sonrasında dosya oluşturduğu için hatalı dosyalar silinmeli kayıtlar ekranında son hatasız yapılan işlem bırakılmalıdır.


GİB onaylı beratların portal’e yüklenme adımları

Hazırlanan berat dosyası istenilen formatta paketlenmektedir. Ardından Gelir İdaresi Başkanlığı adresi herhangi bir tarayıcı ile açılır.

Açılan ekranda ilgili akıllı kart istemcisi seçilerek şifresi bilgisi yazılır.
 
Kullanılacak sertifika türü seçilir.
 

“İmzala” tuşuna tıklayarak sisteme giriş yapılır.

Sisteme başarılı bir şekilde giriş yapılmasının ardından ana ekran karşımıza gelecektir. Buradan “Paket Yükle” denilerek yükleme ekranı açılır.

 
Paket yükleme ekranından “Değiştir” butonuna tıklanarak tekli yada toplu seçim yaparak berat paketleri seçilir. Sonrasında “Paketleri Yükle” diyerek paketler sisteme yükleme işlemi yapılır.
 
Paketler başarıyla yüklenmesinin ardından sistem tarafından bir işlem numarası verilir.
“Paket Listesi” ekranından yüklenen paketlerin durumları takibini yapabilir. Yine bu ekrandan “İndir” tuşuna basılarak kontrolden geçen paketler Gelir İdaresi Başkanlığının mali mührüyle mühürlenen berat dosyaları gerektiğinde ibraz edilmek üzere sisteme kaydedilebilir.

Defter beratlarının GİB tarafından onaylanmasından sonra Dia’da yapılacak işlemler

GİB’den onaylı berat dosyaları indirilir ve gönderilen berat dosyasıyla aynı klasöre kaydedilir. Daha sonra Dia’da E-Defter Hazırlama ekranında kayıtlar sekmesi açılır. Burada hazırlanan tüm e-Defter dosyalarına ait log bilgisi kaydedilmektedir.

Bu ekranda henüz onaylanmamış beratlar “Bekliyor” durumunda kırmızı renkte şekilde gösterilir. [F5 GİB Tarafından Onaylandı] butonuna basılarak seçili E-Defterlerin onaylanma işlemi yapılır. Bu durumda sistem GİB tarafından onaylanmış berat dosyalarının, önceden hazırlanmış berat dosyalarının bulunduğu klasörde arayacaktır. Eğer bu dosya yoksa, kullanıcı dosyanın olması gerektiği konusunda uyarı mesajı verir:

Bu kontrolün yanı sıra, GİB onaylı zip dosyası açılacak, schematron kontrolünden geçirilecek ve tüm bu adımlar sorunsuz olarak tamamlanırsa, defter ya da defterler “Onaylandı” kısmına  geçirilecektir.

Sonraki dönemler için e-Defter oluşturulmasına ancak mevcut aydaki E-Defterler onaylandıktan sonra izin verilmektedir. Onaylanan e-Defter döneminde hiçbir muhasebe fişinin değiştirilmesine ve silinmesine izin verilmez, yeni fiş kaydı engellenir.

[F8 E-Defter Görüntüle] tuşuna basılarak seçili e-Defter görüntülenmektedir.

[F9 Berat Görüntüle] tuşuna basılarak e-Deftere ait berat dosyası görüntülenebilmektedir.

[F7 Sil] tuşuna basılarak bekliyor durumundaki e-Defter logları silinebilir. Onaylananlar ise kesinlikle silinmez.

—Ocak 2015 Döneminin Beratının yükleme işleminin yapılması için son tarih 30.04.2015’ dir. e-Defter’in 30.04.2015 tarihine kadar https://uyg.edefter.gov.tr/edefter/ adresi üzerinden yüklenme işleminin yapılması gerekmektedir.
 
Uygulamada bazı işlemlerin/belgelerin muhasebe kayıt şekilleri göz önünde tutularak, söz konusu işlem ya da belgelerin E-Deftere aktarılmasında ki kolaylıklarla ilişkin açıklamalar dahil edilmiştir. Fakat bu kolaylıkların, e-Defter uygulamasına geçiş aşamasında sağlanan hususlar olduğu göz önünde tutulmalıdır. Öte yandan açıklanan belge/işlemlerin haricindeki diğer bütün belgelerin, elektronik defter uygulamasında esas olan, her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydı şeklinde gösterilmesidir.
 
Banka İşlemlerine İstinaden Açıklama 
“***Bankaya ilişkin işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekonttur. Dekontların E-Defter uygulamasında belge türü “diğer” ve belge açıklaması “dekont” olacak şekilde kaydı yapılır ve dekontun numara ve tarih bilgisinin de girilmesi zorunludur. Fakat burada dekont da belge numarası-tarih bilgisi bulunmuyor ise, kullanılan muhasebe programının söz konusu işleme vermiş olduğu tarih ve numara, belge numarası ve tarihi olarak yazılabilir. Şayet ki bankaya ilişkin gerçekleştirilen işlemler dekont şeklinde tek tek muhasebeleştirilmesi yapılamıyor ise bu banka işlemleri günlük olarak, banka banka ayrıştırmak şartıyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. Öte yandan E-Defter üzerinde bu kayda, esas belge olarak muhasebe fişi işlenebilir. Bu muhasebe fişine ilişkin E-defter uygulaması üzerinde belge türü “diğer” ve belge açıklaması “Muhasebe Fişi” olarak kaydı girilir ve fişin numarası ve tarih bilgisi doldurulur.”
 
Masraf Listesine İstinaden Açıklama 
Gün içinde firmanın ya da personelin yapmış olduğu giderlere ait alınmış belgeler teknik kılavuzlarda sayılan belgelerden biriyse mutlaka belge türü kılavuzda belirtildiği şekil üzerine olmalıdır. Örnek vermek gerekirse; personelin yapmış olduğu giderler arasında belge olarak fatura bulunuyorsa, bu fatura ayrı bir yevmiye kaydında belge türü “invoice(fatura)” olarak fatura belge tarih-numarası da yazılmak koşuluyla kayıt işlemi gerçekleştirilmelidir. Eğer yapılan giderle ilgili belge türü,, tablo 1’de sayılan ilk yedi belge türünden herhangi biri değil ise bir masraf formu oluşturulup e-Defter uygulamasında belge türü “diğer” ve belge açıklaması “masraf formu” olarak kaydı gerçekleştirilir. Öte yandan bu masraf formunun numara bilgisi ve tarih bilgisinin de girilmesi zorunludur. Bu masraf formlarında matbu bir numara ve tarih bulunmadığı için, oluşturulacak her bir form için müteselsil bir numara ve formun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu masraf formunda gerçekleştirilen giderlere ait belgelerin detayları bulunması zorunludur. Ayrıca bu masraf formu işletme imzası ve kaşesiyle matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda korunması zorunludurElektronik ortamda tutulacak belgelerin doğrulanabilir ve görüntülenebilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, tıpkı diğer matbu belgeler de olduğu gibi mükellef sorumludur.
 
Z Raporuna İstinaden Açıklama
Gün sonunun ardından her bir yazar kasadan alınan Z raporu, muhasebe kaydında belge türü “diğer” ve belge açıklaması “Z Raporu” olacak şekilde kaydı gerçekleştirilir. Öte yandan bu Z Raporu’nun numara bilgisi ve tarih bilgisinin de girilmesi zorunludur. Fakat gün içinde gerçekleştirilen satışlarda Z Raporunun üzerinde bulunan ödeme yöntemlerine ilişkin (nakit, kredi kartı, vb.) göre ayrıştırma yapılmalıdır. Ödeme yöntemine denk gelecek KDV tutarlarının da ayrıştırılması ve her bir ödeme yönteminin farklı yevmiye maddelerinde gösterilmesi şeklinde yapılmalıdır.
 
Çek Bordrosuna İstinaden Açıklama 
E-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan bütün belge türlerinde olduğu gibi, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Fakat çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan E-Defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ilişkin olmak koşuluyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Öteden yandan muhasebe kaydında belge türü “diğer” ve belge açıklaması “Çek bordrosu” olacak şekilde kaydı gerçekleştirilir ve bu çek bordrosunun numara bilgisini ve tarih bilgisinin girilmesi zorunludur. Bu çek bordrosunda matbu bir numara bilgisi ve tarih bilgisi bulunmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Her bir çek bordrosunda, çeklerin detayları bulunmak zorundadır. Bu çek bordrosu  imzası ve işletme kaşesiyle matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorunludur.Elektronik ortamda tutulacak belgelerin doğrulanabilir ve görüntülenebilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, tıpkı diğer matbu belgeler de olduğu gibi mükellef sorumludur.
 
Senet Bordrosuna İstinaden Açıklama
E-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan bütün  belge türlerinde olduğu gibi, her bir senet belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Fakat senet bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan E-Defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ilişkin olmak koşuluyla, birden fazla senet aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ötede yandan muhasebe kaydında belge türü “diğer” ve belge açıklaması “Senet bordrosu” olacak şekilde kaydı gerçekleştirilir ve bu senet bordrosunun numara bilgisi ve tarihi bilgisi girilmesi zorunludur.Bu senet bordrosunda matbu bir numara bilgisi ve tarih bilgisi olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Senet bordrolarında, senetlerin detayları bulunması zorunludur. Bu senet bordrosu işletme imzası ve kaşesiyle  matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır.Elektronik ortamda tutulacak belgelerin doğrulanabilir ve görüntülenebilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, tıpkı diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.
 
Ücret Bordrosuna İstinaden Açıklama
İşletmeler çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-Defter uygulamasına aktarırken, tüm personel için oluşan bordroları bir listeye bağlayıp, belge türü “diğer” ve belge açıklaması “Ücret Bordrosu İcmali” olacak şekilde kaydedebilir. Ücret bordrosu icmalinin numara bilgisinin  ve tarih bilgisinin girilmesi zorunludur. Lakin ücret bordrosu icmalinde matbu bir numara bilgisinin ve bilgisinin tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir icmal listesi için müteselsil bir numara verilmeli ve icmalin oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu ücret bordrosu icmalinde her bir ücret bordrosunun detayları bulunmalıdır. Öte yandan bu icmaller işletme imzası ve kaşesiyle matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır.Elektronik ortamda tutulacak belgelerin doğrulanabilir ve görüntülenebilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, tıpkı diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.
 
Serbest Meslek Makbuzuna İstinaden Açıklama
Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için düzenlediği belge serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz E-Defter kılavuzunda sayılan belgeler arasında y bulunan makbuz (receipt) ile karıştırılmamalıdır. Serbest meslek makbuzu sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge türü “diğer” ve belge açıklaması “serbest meslek makbuzu” olacak şekilde kaydı gerçekleştirilir. Ayrıca belgenin numara bilgisi ve tarih bilgisinin de girilmesi zorunludur.

E-Defter yükleme sırasında GİB tarafından sorun meydana gelirse defteri zamanında gönderdiğini ispat edebilmek için zaman damgasını kullanması gerekmektedir. Zaman damgası için sistem parametreleri üzerinden Zaman damga sunucusu kullanıcı ismi (muh.06.01) ve Zaman damga sunucusu şifresi (muh.06.02) parametreleri girilmesi gerekmektedir. Zaman Damgası için kontör http://www.kamusm.gov.tr/urunler/zaman_damgasi adresi üzerinden alınabilmektedir.

Bu dokümanda verilen bilgiler yanlızca bilgilendirme amaçlıdır. Firmaların ve İşletmelerin bu bilgileri mali müşavirleri ile doğrulamaları zorunludur. Mevzuatta yapılacak değişiklikler nedenli dokümanda yer alan yanlış bilgilerden Tepe Bilişim Sitemleri Ltd. Şti.. sorumlu tutulamaz.

GİB Tarafından Yapılacaklar

Öncelikle  www.edefter.gov.tr adresi  üzerinden başvuru yapılması gerekmektedir. Tebliğ çerçevesinde elektronik defter tutmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen yükümlülerin “www.edefter.gov.tr” İnternet adresinde yayımlanan başvuru kılavuzuna göre başvuru yapmaları gerekmektedir. Genel Müdürlük veya Başkanlık gerek görmesi halinde www.edefter.gov.tr internet adresi ü<erinden yayımlanan kılavuzlara ilave olarak teknik bilgi ve belge talebinde bulunabilirler.

E-Defter sistemi Yevmiye ve Kebir defterini desteklemektedir. Tasdik zamanı firmanın kullanmak zorunda olduğu defterleri tasdik ettirmeleri gerekmektedir (Envanter Defteri gibi).

E-Defter Gönderim Süreleri

    • –“Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar.”
    • –“Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.”
    • –“Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.”

Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü
Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan (elektronik imza ve mali mühür değerleri dahil) her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

Dia Tarafından Yapılacaklar

  • –E-Defter, E-Devlet entegrasyon lisansına sahip olması gerekmektedir.
  • –Mahsup fişleri her belge için tek tek oluşturulması gerekmektedir.

Mahsup Fiş Girişlerinde Dikkat Edilmesi Gereken Önemli Noktalar:

  • —Belge No yok ise işlem Belge Tarihi boş olması gerekmektedir.
  • —Satır Açıklamaları mutlaka doldurulmalıdır.
  • —Belge No ve İşlem Tarihi var ise Belge Türü seçilmelidir.
  • —Bilgisayarınızın masa üstüne boş “e-Defter” klasörü oluşturun.
  • Dia içerisinden e-defter Hazırlama (muh1610) ekranına giriş yapın.
  • —Defterin gönderileceği başlangıç, bitiş ve hazırlandığı tarihleri yazıldıktan sonra Yevmiye Numaralandırma işlemi yapılmadıysa [F4 Yevmiye Numaralandır] butonu tıklayarak işlem yapılır. Bu işlem bitince [F2 Oluştur] butonuna tıklanacaktır.

–Not: Bazı belgelerin girişlerinde kolaylıklar sağlanmıştır.

  • Banka İşlemlerine istinaden açıklama

“***Bankaya ilişkin işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekonttur. Dekontların E-Defter uygulamasında belge türü “diğer” ve belge açıklaması “dekont” olacak şekilde kaydı yapılır ve dekontun numara ve tarih bilgisinin de girilmesi zorunludur. Fakat burada dekont da belge numarası-tarih bilgisi bulunmuyor ise, kullanılan muhasebe programının söz konusu işleme vermiş olduğu tarih ve numara, belge numarası ve tarihi olarak yazılabilir. Şayet ki bankaya ilişkin gerçekleştirilen işlemler dekont şeklinde tek tek muhasebeleştirilmesi yapılamıyor ise bu banka işlemleri günlük olarak, banka banka ayrıştırmak şartıyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. Öte yandan E-Defter üzerinde bu kayda, esas belge olarak muhasebe fişi işlenebilir. Bu muhasebe fişine ilişkin E-defter uygulaması üzerinde belge türü “diğer” ve belge açıklaması “Muhasebe Fişi” olarak kaydı girilir ve fişin numarası ve tarih bilgisi doldurulur.”

  • Masraf listesine istinaden açıklama

Gün içinde firmanın ya da personelin yapmış olduğu giderlere ait alınmış belgeler teknik kılavuzlarda sayılan belgelerden biriyse mutlaka belge türü kılavuzda belirtildiği şekil üzerine olmalıdır. Örnek vermek gerekirse; personelin yapmış olduğu giderler arasında belge olarak fatura bulunuyorsa, bu fatura ayrı bir yevmiye kaydında belge türü “invoice(fatura)” olarak fatura belge tarih-numarası da yazılmak koşuluyla kayıt işlemi gerçekleştirilmelidir. Eğer yapılan giderle ilgili belge türü,, tablo 1’de sayılan ilk yedi belge türünden herhangi biri değil ise bir masraf formu oluşturulup e-Defter uygulamasında belge türü “diğer” ve belge açıklaması “masraf formu” olarak kaydı gerçekleştirilir. Öte yandan bu masraf formunun numara bilgisi ve tarih bilgisinin de girilmesi zorunludur. Bu masraf formlarında matbu bir numara ve tarih bulunmadığı için, oluşturulacak her bir form için müteselsil bir numara ve formun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu masraf formunda gerçekleştirilen giderlere ait belgelerin detayları bulunması zorunludur. Ayrıca bu masraf formu işletme imzası ve kaşesiyle matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda korunması zorunludurElektronik ortamda tutulacak belgelerin doğrulanabilir ve görüntülenebilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, tıpkı diğer matbu belgeler de olduğu gibi mükellef sorumludur.

  • Z raporuna istinaden açıklama

Gün sonunun ardından her bir yazar kasadan alınan Z raporu, muhasebe kaydında belge türü “diğer” ve belge açıklaması “Z Raporu” olacak şekilde kaydı gerçekleştirilir. Öte yandan bu Z Raporu’nun numara bilgisi ve tarih bilgisinin de girilmesi zorunludur. Fakat gün içinde gerçekleştirilen satışlarda Z Raporunun üzerinde bulunan ödeme yöntemlerine ilişkin (nakit, kredi kartı, vb.) göre ayrıştırma yapılmalıdır. Ödeme yöntemine denk gelecek KDV tutarlarının da ayrıştırılması ve her bir ödeme yönteminin farklı yevmiye maddelerinde gösterilmesi şeklinde yapılmalıdır. e-Defter Uygulama Kılavuzu Şubat 2015 Versiyon: 1.0 .14 / 25

  • Çek bordrosuna istinaden açıklama

E-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan bütün belge türlerinde olduğu gibi, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Fakat çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan E-Defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ilişkin olmak koşuluyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Öteden yandan muhasebe kaydında belge türü “diğer” ve belge açıklaması “Çek bordrosu” olacak şekilde kaydı gerçekleştirilir ve bu çek bordrosunun numara bilgisini ve tarih bilgisinin girilmesi zorunludur. Bu çek bordrosunda matbu bir numara bilgisi ve tarih bilgisi bulunmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Her bir çek bordrosunda, çeklerin detayları bulunmak zorundadır. Bu çek bordrosu  imzası ve işletme kaşesiyle matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorunludur.Elektronik ortamda tutulacak belgelerin doğrulanabilir ve görüntülenebilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, tıpkı diğer matbu belgeler de olduğu gibi mükellef sorumludur.

  • Senet bordrosuna istinaden açıklama

E-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan bütün  belge türlerinde olduğu gibi, her bir senet belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Fakat senet bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan E-Defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ilişkin olmak koşuluyla, birden fazla senet aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ötede yandan muhasebe kaydında belge türü “diğer” ve belge açıklaması “Senet bordrosu” olacak şekilde kaydı gerçekleştirilir ve bu senet bordrosunun numara bilgisi ve tarihi bilgisi girilmesi zorunludur.Bu senet bordrosunda matbu bir numara bilgisi ve tarih bilgisi olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Senet bordrolarında, senetlerin detayları bulunması zorunludur. Bu senet bordrosu işletme imzası ve kaşesiyle  matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır.Elektronik ortamda tutulacak belgelerin doğrulanabilir ve görüntülenebilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, tıpkı diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.

  • Ücret Bordrosuna istinaden açıklama

İşletmeler çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-Defter uygulamasına aktarırken, tüm personel için oluşan bordroları bir listeye bağlayıp, belge türü “diğer” ve belge açıklaması “Ücret Bordrosu İcmali” olacak şekilde kaydedebilir. Ücret bordrosu icmalinin numara bilgisinin  ve tarih bilgisinin girilmesi zorunludur. Lakin ücret bordrosu icmalinde matbu bir numara bilgisinin ve bilgisinin tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir icmal listesi için müteselsil bir numara verilmeli ve icmalin oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu ücret bordrosu icmalinde her bir ücret bordrosunun detayları bulunmalıdır. Öte yandan bu icmaller işletme imzası ve kaşesiyle matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır.Elektronik ortamda tutulacak belgelerin doğrulanabilir ve görüntülenebilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, tıpkı diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.

  • Serbest Meslek Makbuzuna istinaden açıklama

Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için düzenlediği belge serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz E-Defter kılavuzunda sayılan belgeler arasında y bulunan makbuz (receipt) ile karıştırılmamalıdır. Serbest meslek makbuzu sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge türü “diğer” ve belge açıklaması “serbest meslek makbuzu” olacak şekilde kaydı gerçekleştirilir. Ayrıca belgenin numara bilgisi ve tarih bilgisinin de girilmesi zorunludur.

  • Hesap dönem çerisinde e-Defter Uygulamasına geçen firmalarda defter tasdiki

Hesap dönem içerisinde gerçekleşen E-Defter uygulamasına yapılan geçişlerde de  geçiş tarihinden itibaren 1 aylık süre içerisinde kağıt defterin kapanış tasdik işleminin yapılması gerekmektedir. Dolayısıyla kapanış tasdiki yapılan kağıt defterin yevmiye maddesi devam etmeyeceğinden, hesap dönemi içerisinde oluşturulacak ilk elektronik defterde yevmiye madde numarası 1’den başlatılmalıdır.
 
 
[F2 Oluştur] butonuna tıklayınca sistem akıllı kartla bağlantı kurar ve pin kodunu bilgisi sorar.
 
 

Pin kodu doğru bir şekilde girildikten sonra oluşturulan e-Defter ve berat dosyalarının kaydedileceği dizin seçilir.

Dizin seçim işleminin ardından sonra E-Defter hazırlanmak üzere sunucuya istek iletilir. Sunucu E-Defteri hazırlar. Hazırlanan E-Defter XML dosyası imzalandıktan sonra, XSD ve Schematron kontrollerine tabi tutulur. Bu adımda yapılan kontroller aşağıdaki şekilde kullanıcıya gösterilir;

 
 
Bu kontrollerde herhangi bir problem bulunmazsa, berat dosyası hazırlanır. Aynı şekilde imzalanarak, XSD ve schematron kontrollerine tabi tutulur.

Berat ve e-Defter XML oluşturma işlemi bittikten sonra sistem kullanıcıya oluşturulan dosyaların kayıt yeri ve yasal saklama yükümlülükleri hakkında bilgilendirici mesaj gösterir.

 
 

GİB Tarafından Yapılacaklar

Öncelikle  www.edefter.gov.tr adresi  üzerinden başvuru yapılması gerekmektedir. Tebliğ çerçevesinde elektronik defter tutmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen yükümlülerin “www.edefter.gov.tr” İnternet adresinde yayımlanan başvuru kılavuzuna göre başvuru yapmaları gerekmektedir. Genel Müdürlük veya Başkanlık gerek görmesi halinde www.edefter.gov.tr internet adresi ü<erinden yayımlanan kılavuzlara ilave olarak teknik bilgi ve belge talebinde bulunabilirler.

Bu dokümanda verilen bilgiler yanlızca bilgilendirme amaçlıdır. Firmaların ve İşletmelerin bu bilgileri mali müşavirleri ile doğrulamaları zorunludur. Mevzuatta yapılacak değişiklikler nedenli dokümanda yer alan yanlış bilgilerden Tepe Bilişim Sitemleri Ltd. Şti.. sorumlu tutulamaz.

E-Defter Gönderim Süreleri

  • –“Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar.”
  • –“Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.”
  • –“Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.”

Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan (elektronik imza ve mali mühür değerleri dahil) her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü

içinde barındırmakta olup, elektronik defterlere dilendiği zaman kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını elde edebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

Dia Tarafından Yapılacaklar

  • –E-Defter, E-Devlet entegrasyon lisansına sahip olması gerekmektedir.
  • –Mahsup fişleri her belge için tek tek oluşturulması gerekmektedir.

Mahsup Fiş Girişlerinde Dikkat Edilmesi Gereken Önemli Noktalar:

  • —Belge No yok ise işlem Belge Tarihi boş olması gerekmektedir.
  • —Satır Açıklamaları mutlaka doldurulmalıdır.
  • —Belge No ve İşlem Tarihi var ise Belge Türü seçilmelidir.
  • —Bilgisayarınızın masa üstüne boş “e-Defter” klasörü oluşturun.
  • Dia içerisinden e-defter Hazırlama (muh1610) ekranına giriş yapın.
  • —Defterin gönderileceği başlangıç, bitiş ve hazırlandığı tarihleri yazıldıktan sonra Yevmiye Numaralandırma işlemi yapılmadıysa [F4 Yevmiye Numaralandır] butonu tıklayarak işlem yapılır. Bu işlem bitince [F2 Oluştur] butonuna tıklanacaktır.
  • [F2 Oluştur] butonuna tıklayınca sistem akıllı kartla bağlantı kurar ve pin kodunu bilgisi sorar.

Pin kodu doğru bir şekilde girildikten sonra oluşturulan e-Defter ve berat dosyalarının kaydedileceği dizin seçilir.

Dizin seçim işleminin ardından sonra E-Defter hazırlanmak üzere sunucuya istek iletilir. Sunucu E-Defteri hazırlar. Hazırlanan E-Defter XML dosyası imzalandıktan sonra, XSD ve Schematron kontrollerine tabi tutulur. Bu adımda yapılan kontroller aşağıdaki şekilde kullanıcıya gösterilir;

 
Bu kontrollerde herhangi bir problem bulunmazsa, berat dosyası hazırlanır. Aynı şekilde imzalanarak, XSD ve schematron kontrollerine tabi tutulur.

Berat ve e-Defter XML oluşturma işlemi bittikten sonra sistem kullanıcıya oluşturulan dosyaların kayıt yeri ve yasal saklama yükümlülükleri hakkında bilgilendirici mesaj gösterir.


Bu adımın ardında da kullanıcının belirlediği dizin altına Vergi NumarasıYıl\Ay şeklinde bir dizin oluşur. Daha sonra YEVMİYE adında bir klasör daha açılır ve yevmiye ile ilgili e-Defter dosyası aşağıdaki formata göre isimlendirilerek yazılır:

  • –Yevmiye defteri ise ve tek parçalı ise: 1234567890-201101-Y-0000.xml
  • –Yevmiye defteri ise ve çok parçalı ise: 1234567890-201101-Y-0001.xml, 1234567890-201101-Y-0002.xml

Yine aynı şekilde KEBİR adında bir klasör daha oluşturulur ve kebir ile ilgili e-Defter dosyası aşağıdaki formata göre isimlendirilerek yazılır:

  • –Büyük defter ve tek parçalı ise: 1234567890-201101-K-0000.xml
  • –Büyük defter ve çok parçalı ise: 1234567890-201101-K-0001.xml, 1234567890-201101-K-0002.xml şeklinde olur.

Burada 1234567890 yerine kurumsal kullanıcılar için Vergi Kimlik Numarası, bireysel kullanıcılar için ise T.C. Kimlik Numarası gelir. 201101 yerine ise defterin hazırlandığı yıl ve ay bilgisi gelmektedir. Daha sonraki kısma, yevmiye defteri için Y, büyük defter için K gelmektedir.

Dosya isminin son kısmı ise tek parçadan oluşan defterler için 0000 olmaktadır. Eğer defter büyük boyutu nedeniyle birden fazla parçaya ayrılacak ise o zaman bu numaralar 0001 ile başlayarak ardışık olarak devam eder.

  • Defter oluşturma işlemi tamamlanmasının ardından ekranda yer alan Kayıtlar ekranına geçiş yapılır. Oluşturulan defterlerin kontrol edilmesi için [F8 E-Defter Görüntüle] butonuna tıklayarak defter kontrolü [F9 Berat Kontrolü] butonuna tıklayarak da bilgi kontrolü yapılacaktır.
  • Dosya gönderime başlamadan önce kayıtlar alanı kontrolü yapılmalıdır. Her deneme sonrasında dosya oluşturduğu için hatalı dosyalar silinmeli kayıtlar ekranında son hatasız yapılan işlem bırakılmalıdır.
 
GİB onaylı beratların portal’e yüklenme adımları
Hazırlanan berat dosyası istenilen formatta paketlenmektedir. Ardından Gelir İdaresi Başkanlığı adresi herhangi bir tarayıcı ile açılır.
 
 
 

GİB Tarafından Yapılacaklar

Öncelikle  www.edefter.gov.tr adresi  üzerinden başvuru yapılması gerekmektedir. Tebliğ çerçevesinde elektronik defter tutmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen yükümlülerin “www.edefter.gov.tr” İnternet adresinde yayımlanan başvuru kılavuzuna göre başvuru yapmaları gerekmektedir. Genel Müdürlük veya Başkanlık gerek görmesi halinde www.edefter.gov.tr internet adresi ü<erinden yayımlanan kılavuzlara ilave olarak teknik bilgi ve belge talebinde bulunabilirler.

Bu dokümanda verilen bilgiler yanlızca bilgilendirme amaçlıdır. Firmaların ve İşletmelerin bu bilgileri mali müşavirleri ile doğrulamaları zorunludur. Mevzuatta yapılacak değişiklikler nedenli dokümanda yer alan yanlış bilgilerden Tepe Bilişim Sitemleri Ltd. Şti.. sorumlu tutulamaz.

E-Defter Gönderim Süreleri

  • –“Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar.”
  • –“Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.”
  • –“Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.”

Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan (elektronik imza ve mali mühür değerleri dahil) her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü

içinde barındırmakta olup, elektronik defterlere dilendiği zaman kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını elde edebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

Dia Tarafından Yapılacaklar

  • –E-Defter, E-Devlet entegrasyon lisansına sahip olması gerekmektedir.
  • –Mahsup fişleri her belge için tek tek oluşturulması gerekmektedir.

Mahsup Fiş Girişlerinde Dikkat Edilmesi Gereken Önemli Noktalar:

  • —Belge No yok ise işlem Belge Tarihi boş olması gerekmektedir.
  • —Satır Açıklamaları mutlaka doldurulmalıdır.
  • —Belge No ve İşlem Tarihi var ise Belge Türü seçilmelidir.
  • —Bilgisayarınızın masa üstüne boş “e-Defter” klasörü oluşturun.
  • Dia içerisinden e-defter Hazırlama (muh1610) ekranına giriş yapın.
  • —Defterin gönderileceği başlangıç, bitiş ve hazırlandığı tarihleri yazıldıktan sonra Yevmiye Numaralandırma işlemi yapılmadıysa [F4 Yevmiye Numaralandır] butonu tıklayarak işlem yapılır. Bu işlem bitince [F2 Oluştur] butonuna tıklanacaktır.
  • [F2 Oluştur] butonuna tıklayınca sistem akıllı kartla bağlantı kurar ve pin kodunu bilgisi sorar.

Pin kodu doğru bir şekilde girildikten sonra oluşturulan e-Defter ve berat dosyalarının kaydedileceği dizin seçilir.

Dizin seçim işleminin ardından sonra E-Defter hazırlanmak üzere sunucuya istek iletilir. Sunucu E-Defteri hazırlar. Hazırlanan E-Defter XML dosyası imzalandıktan sonra, XSD ve Schematron kontrollerine tabi tutulur. Bu adımda yapılan kontroller aşağıdaki şekilde kullanıcıya gösterilir;

 
Bu kontrollerde herhangi bir problem bulunmazsa, berat dosyası hazırlanır. Aynı şekilde imzalanarak, XSD ve schematron kontrollerine tabi tutulur.

Berat ve e-Defter XML oluşturma işlemi bittikten sonra sistem kullanıcıya oluşturulan dosyaların kayıt yeri ve yasal saklama yükümlülükleri hakkında bilgilendirici mesaj gösterir.


Bu adımın ardında da kullanıcının belirlediği dizin altına Vergi NumarasıYıl\Ay şeklinde bir dizin oluşur. Daha sonra YEVMİYE adında bir klasör daha açılır ve yevmiye ile ilgili e-Defter dosyası aşağıdaki formata göre isimlendirilerek yazılır:

  • –Yevmiye defteri ise ve tek parçalı ise: 1234567890-201101-Y-0000.xml
  • –Yevmiye defteri ise ve çok parçalı ise: 1234567890-201101-Y-0001.xml, 1234567890-201101-Y-0002.xml

Yine aynı şekilde KEBİR adında bir klasör daha oluşturulur ve kebir ile ilgili e-Defter dosyası aşağıdaki formata göre isimlendirilerek yazılır:

  • –Büyük defter ve tek parçalı ise: 1234567890-201101-K-0000.xml
  • –Büyük defter ve çok parçalı ise: 1234567890-201101-K-0001.xml, 1234567890-201101-K-0002.xml şeklinde olur.

Burada 1234567890 yerine kurumsal kullanıcılar için Vergi Kimlik Numarası, bireysel kullanıcılar için ise T.C. Kimlik Numarası gelir. 201101 yerine ise defterin hazırlandığı yıl ve ay bilgisi gelmektedir. Daha sonraki kısma, yevmiye defteri için Y, büyük defter için K gelmektedir.

Dosya isminin son kısmı ise tek parçadan oluşan defterler için 0000 olmaktadır. Eğer defter büyük boyutu nedeniyle birden fazla parçaya ayrılacak ise o zaman bu numaralar 0001 ile başlayarak ardışık olarak devam eder.

*Defter oluşturma işlemi tamamlanmasının ardından ekranda yer alan Kayıtlar ekranına geçiş yapılır. Oluşturulan defterlerin kontrol edilmesi için [F8 E-Defter Görüntüle] butonuna tıklayarak defter kontrolü [F9 Berat Kontrolü] butonuna tıklayarak da bilgi kontrolü yapılacaktır.

—Dosya gönderime başlamadan önce kayıtlar alanı kontrolü yapılmalıdır. Her deneme sonrasında dosya oluşturduğu için hatalı dosyalar silinmeli kayıtlar ekranında son hatasız yapılan işlem bırakılmalıdır.


GİB onaylı beratların portal’e yüklenme adımları

Hazırlanan berat dosyası istenilen formatta paketlenmektedir. Ardından Gelir İdaresi Başkanlığı adresi herhangi bir tarayıcı ile açılır.

Açılan ekranda ilgili akıllı kart istemcisi seçilerek şifresi bilgisi yazılır.
 
 

GİB Tarafından Yapılacaklar

Öncelikle  www.edefter.gov.tr adresi  üzerinden başvuru yapılması gerekmektedir. Tebliğ çerçevesinde elektronik defter tutmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen yükümlülerin “www.edefter.gov.tr” İnternet adresinde yayımlanan başvuru kılavuzuna göre başvuru yapmaları gerekmektedir. Genel Müdürlük veya Başkanlık gerek görmesi halinde www.edefter.gov.tr internet adresi ü<erinden yayımlanan kılavuzlara ilave olarak teknik bilgi ve belge talebinde bulunabilirler.

Bu dokümanda verilen bilgiler yanlızca bilgilendirme amaçlıdır. Firmaların ve İşletmelerin bu bilgileri mali müşavirleri ile doğrulamaları zorunludur. Mevzuatta yapılacak değişiklikler nedenli dokümanda yer alan yanlış bilgilerden Tepe Bilişim Sitemleri Ltd. Şti.. sorumlu tutulamaz.

E-Defter Gönderim Süreleri

  • –“Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar.”
  • –“Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.”
  • –“Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.”

Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan (elektronik imza ve mali mühür değerleri dahil) her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü

içinde barındırmakta olup, elektronik defterlere dilendiği zaman kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını elde edebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

Dia Tarafından Yapılacaklar

  • –E-Defter, E-Devlet entegrasyon lisansına sahip olması gerekmektedir.
  • –Mahsup fişleri her belge için tek tek oluşturulması gerekmektedir.

Mahsup Fiş Girişlerinde Dikkat Edilmesi Gereken Önemli Noktalar:

  • —Belge No yok ise işlem Belge Tarihi boş olması gerekmektedir.
  • —Satır Açıklamaları mutlaka doldurulmalıdır.
  • —Belge No ve İşlem Tarihi var ise Belge Türü seçilmelidir.
  • —Bilgisayarınızın masa üstüne boş “e-Defter” klasörü oluşturun.
  • Dia içerisinden e-defter Hazırlama (muh1610) ekranına giriş yapın.
  • —Defterin gönderileceği başlangıç, bitiş ve hazırlandığı tarihleri yazıldıktan sonra Yevmiye Numaralandırma işlemi yapılmadıysa [F4 Yevmiye Numaralandır] butonu tıklayarak işlem yapılır. Bu işlem bitince [F2 Oluştur] butonuna tıklanacaktır.
  • [F2 Oluştur] butonuna tıklayınca sistem akıllı kartla bağlantı kurar ve pin kodunu bilgisi sorar.

Pin kodu doğru bir şekilde girildikten sonra oluşturulan e-Defter ve berat dosyalarının kaydedileceği dizin seçilir.

Dizin seçim işleminin ardından sonra E-Defter hazırlanmak üzere sunucuya istek iletilir. Sunucu E-Defteri hazırlar. Hazırlanan E-Defter XML dosyası imzalandıktan sonra, XSD ve Schematron kontrollerine tabi tutulur. Bu adımda yapılan kontroller aşağıdaki şekilde kullanıcıya gösterilir;

 
Bu kontrollerde herhangi bir problem bulunmazsa, berat dosyası hazırlanır. Aynı şekilde imzalanarak, XSD ve schematron kontrollerine tabi tutulur.

Berat ve e-Defter XML oluşturma işlemi bittikten sonra sistem kullanıcıya oluşturulan dosyaların kayıt yeri ve yasal saklama yükümlülükleri hakkında bilgilendirici mesaj gösterir.


Bu adımın ardında da kullanıcının belirlediği dizin altına Vergi NumarasıYıl\Ay şeklinde bir dizin oluşur. Daha sonra YEVMİYE adında bir klasör daha açılır ve yevmiye ile ilgili e-Defter dosyası aşağıdaki formata göre isimlendirilerek yazılır:

  • –Yevmiye defteri ise ve tek parçalı ise: 1234567890-201101-Y-0000.xml
  • –Yevmiye defteri ise ve çok parçalı ise: 1234567890-201101-Y-0001.xml, 1234567890-201101-Y-0002.xml

Yine aynı şekilde KEBİR adında bir klasör daha oluşturulur ve kebir ile ilgili e-Defter dosyası aşağıdaki formata göre isimlendirilerek yazılır:

  • –Büyük defter ve tek parçalı ise: 1234567890-201101-K-0000.xml
  • –Büyük defter ve çok parçalı ise: 1234567890-201101-K-0001.xml, 1234567890-201101-K-0002.xml şeklinde olur.

Burada 1234567890 yerine kurumsal kullanıcılar için Vergi Kimlik Numarası, bireysel kullanıcılar için ise T.C. Kimlik Numarası gelir. 201101 yerine ise defterin hazırlandığı yıl ve ay bilgisi gelmektedir. Daha sonraki kısma, yevmiye defteri için Y, büyük defter için K gelmektedir.

Dosya isminin son kısmı ise tek parçadan oluşan defterler için 0000 olmaktadır. Eğer defter büyük boyutu nedeniyle birden fazla parçaya ayrılacak ise o zaman bu numaralar 0001 ile başlayarak ardışık olarak devam eder.

*Defter oluşturma işlemi tamamlanmasının ardından ekranda yer alan Kayıtlar ekranına geçiş yapılır. Oluşturulan defterlerin kontrol edilmesi için [F8 E-Defter Görüntüle] butonuna tıklayarak defter kontrolü [F9 Berat Kontrolü] butonuna tıklayarak da bilgi kontrolü yapılacaktır.

—Dosya gönderime başlamadan önce kayıtlar alanı kontrolü yapılmalıdır. Her deneme sonrasında dosya oluşturduğu için hatalı dosyalar silinmeli kayıtlar ekranında son hatasız yapılan işlem bırakılmalıdır.


GİB onaylı beratların portal’e yüklenme adımları

Hazırlanan berat dosyası istenilen formatta paketlenmektedir. Ardından Gelir İdaresi Başkanlığı adresi herhangi bir tarayıcı ile açılır.

Açılan ekranda ilgili akıllı kart istemcisi seçilerek şifresi bilgisi yazılır.
 
Kullanılacak sertifika türü seçilir.
 
 
“İmzala” tuşuna tıklayarak sisteme giriş yapılır.
 
 
Sisteme başarılı bir şekilde giriş yapılmasının ardından ana ekran karşımıza gelecektir. Buradan “Paket Yükle” denilerek yükleme ekranı açılır.
 
 
Paket yükleme ekranından “Değiştir” butonuna tıklanarak tekli yada toplu seçim yaparak berat paketleri seçilir. Sonrasında “Paketleri Yükle” diyerek paketler sisteme yükleme işlemi yapılır.
 
 
Paketler başarıyla yüklenmesinin ardından sistem tarafından bir işlem numarası verilir.
 
 
“Paket Listesi” ekranından yüklenen paketlerin durumları takibini yapabilir. Yine bu ekrandan “İndir” tuşuna basılarak kontrolden geçen paketler Gelir İdaresi Başkanlığının mali mührüyle mühürlenen berat dosyaları gerektiğinde ibraz edilmek üzere sisteme kaydedilebilir.
 
 
 

Defter beratlarının GİB tarafından onaylanmasından sonra Dia’da yapılacak işlemler

GİB’den onaylı berat dosyaları indirilir ve gönderilen berat dosyasıyla aynı klasöre kaydedilir. Daha sonra Dia’da E-Defter Hazırlama ekranında kayıtlar sekmesi açılır. Burada hazırlanan tüm e-Defter dosyalarına ait log bilgisi kaydedilmektedir.

 

 
Bu ekranda henüz onaylanmamış beratlar “Bekliyor” durumunda kırmızı renkte şekilde gösterilir. [F5 GİB Tarafından Onaylandı] butonuna basılarak seçili E-Defterlerin onaylanma işlemi yapılır. Bu durumda sistem GİB tarafından onaylanmış berat dosyalarının, önceden hazırlanmış berat dosyalarının bulunduğu klasörde arayacaktır. Eğer bu dosya yoksa, kullanıcı dosyanın olması gerektiği konusunda uyarı mesajı verir:
 
 

GİB Tarafından Yapılacaklar

Öncelikle  www.edefter.gov.tr adresi  üzerinden başvuru yapılması gerekmektedir. Tebliğ çerçevesinde elektronik defter tutmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen yükümlülerin “www.edefter.gov.tr” İnternet adresinde yayımlanan başvuru kılavuzuna göre başvuru yapmaları gerekmektedir. Genel Müdürlük veya Başkanlık gerek görmesi halinde www.edefter.gov.tr internet adresi ü<erinden yayımlanan kılavuzlara ilave olarak teknik bilgi ve belge talebinde bulunabilirler.

Bu dokümanda verilen bilgiler yanlızca bilgilendirme amaçlıdır. Firmaların ve İşletmelerin bu bilgileri mali müşavirleri ile doğrulamaları zorunludur. Mevzuatta yapılacak değişiklikler nedenli dokümanda yer alan yanlış bilgilerden Tepe Bilişim Sitemleri Ltd. Şti.. sorumlu tutulamaz.

E-Defter Gönderim Süreleri

  • –“Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar.”
  • –“Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.”
  • –“Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.”

Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan (elektronik imza ve mali mühür değerleri dahil) her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü

içinde barındırmakta olup, elektronik defterlere dilendiği zaman kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını elde edebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

Dia Tarafından Yapılacaklar

  • –E-Defter, E-Devlet entegrasyon lisansına sahip olması gerekmektedir.
  • –Mahsup fişleri her belge için tek tek oluşturulması gerekmektedir.

Mahsup Fiş Girişlerinde Dikkat Edilmesi Gereken Önemli Noktalar:

  • —Belge No yok ise işlem Belge Tarihi boş olması gerekmektedir.
  • —Satır Açıklamaları mutlaka doldurulmalıdır.
  • —Belge No ve İşlem Tarihi var ise Belge Türü seçilmelidir.
  • —Bilgisayarınızın masa üstüne boş “e-Defter” klasörü oluşturun.
  • Dia içerisinden e-defter Hazırlama (muh1610) ekranına giriş yapın.
  • —Defterin gönderileceği başlangıç, bitiş ve hazırlandığı tarihleri yazıldıktan sonra Yevmiye Numaralandırma işlemi yapılmadıysa [F4 Yevmiye Numaralandır] butonu tıklayarak işlem yapılır. Bu işlem bitince [F2 Oluştur] butonuna tıklanacaktır.
  • [F2 Oluştur] butonuna tıklayınca sistem akıllı kartla bağlantı kurar ve pin kodunu bilgisi sorar.

Pin kodu doğru bir şekilde girildikten sonra oluşturulan e-Defter ve berat dosyalarının kaydedileceği dizin seçilir.

Dizin seçim işleminin ardından sonra E-Defter hazırlanmak üzere sunucuya istek iletilir. Sunucu E-Defteri hazırlar. Hazırlanan E-Defter XML dosyası imzalandıktan sonra, XSD ve Schematron kontrollerine tabi tutulur. Bu adımda yapılan kontroller aşağıdaki şekilde kullanıcıya gösterilir;

 
Bu kontrollerde herhangi bir problem bulunmazsa, berat dosyası hazırlanır. Aynı şekilde imzalanarak, XSD ve schematron kontrollerine tabi tutulur.

Berat ve e-Defter XML oluşturma işlemi bittikten sonra sistem kullanıcıya oluşturulan dosyaların kayıt yeri ve yasal saklama yükümlülükleri hakkında bilgilendirici mesaj gösterir.


Bu adımın ardında da kullanıcının belirlediği dizin altına Vergi NumarasıYıl\Ay şeklinde bir dizin oluşur. Daha sonra YEVMİYE adında bir klasör daha açılır ve yevmiye ile ilgili e-Defter dosyası aşağıdaki formata göre isimlendirilerek yazılır:

  • –Yevmiye defteri ise ve tek parçalı ise: 1234567890-201101-Y-0000.xml
  • –Yevmiye defteri ise ve çok parçalı ise: 1234567890-201101-Y-0001.xml, 1234567890-201101-Y-0002.xml

Yine aynı şekilde KEBİR adında bir klasör daha oluşturulur ve kebir ile ilgili e-Defter dosyası aşağıdaki formata göre isimlendirilerek yazılır:

  • –Büyük defter ve tek parçalı ise: 1234567890-201101-K-0000.xml
  • –Büyük defter ve çok parçalı ise: 1234567890-201101-K-0001.xml, 1234567890-201101-K-0002.xml şeklinde olur.

Burada 1234567890 yerine kurumsal kullanıcılar için Vergi Kimlik Numarası, bireysel kullanıcılar için ise T.C. Kimlik Numarası gelir. 201101 yerine ise defterin hazırlandığı yıl ve ay bilgisi gelmektedir. Daha sonraki kısma, yevmiye defteri için Y, büyük defter için K gelmektedir.

Dosya isminin son kısmı ise tek parçadan oluşan defterler için 0000 olmaktadır. Eğer defter büyük boyutu nedeniyle birden fazla parçaya ayrılacak ise o zaman bu numaralar 0001 ile başlayarak ardışık olarak devam eder.

*Defter oluşturma işlemi tamamlanmasının ardından ekranda yer alan Kayıtlar ekranına geçiş yapılır. Oluşturulan defterlerin kontrol edilmesi için [F8 E-Defter Görüntüle] butonuna tıklayarak defter kontrolü [F9 Berat Kontrolü] butonuna tıklayarak da bilgi kontrolü yapılacaktır.

—Dosya gönderime başlamadan önce kayıtlar alanı kontrolü yapılmalıdır. Her deneme sonrasında dosya oluşturduğu için hatalı dosyalar silinmeli kayıtlar ekranında son hatasız yapılan işlem bırakılmalıdır.


GİB onaylı beratların portal’e yüklenme adımları

Hazırlanan berat dosyası istenilen formatta paketlenmektedir. Ardından Gelir İdaresi Başkanlığı adresi herhangi bir tarayıcı ile açılır.

Açılan ekranda ilgili akıllı kart istemcisi seçilerek şifresi bilgisi yazılır.
 
Kullanılacak sertifika türü seçilir.
 

“İmzala” tuşuna tıklayarak sisteme giriş yapılır.

Sisteme başarılı bir şekilde giriş yapılmasının ardından ana ekran karşımıza gelecektir. Buradan “Paket Yükle” denilerek yükleme ekranı açılır.

 
Paket yükleme ekranından “Değiştir” butonuna tıklanarak tekli yada toplu seçim yaparak berat paketleri seçilir. Sonrasında “Paketleri Yükle” diyerek paketler sisteme yükleme işlemi yapılır.
 
Paketler başarıyla yüklenmesinin ardından sistem tarafından bir işlem numarası verilir.
“Paket Listesi” ekranından yüklenen paketlerin durumları takibini yapabilir. Yine bu ekrandan “İndir” tuşuna basılarak kontrolden geçen paketler Gelir İdaresi Başkanlığının mali mührüyle mühürlenen berat dosyaları gerektiğinde ibraz edilmek üzere sisteme kaydedilebilir.

Defter beratlarının GİB tarafından onaylanmasından sonra Dia’da yapılacak işlemler

GİB’den onaylı berat dosyaları indirilir ve gönderilen berat dosyasıyla aynı klasöre kaydedilir. Daha sonra Dia’da E-Defter Hazırlama ekranında kayıtlar sekmesi açılır. Burada hazırlanan tüm e-Defter dosyalarına ait log bilgisi kaydedilmektedir.

Bu ekranda henüz onaylanmamış beratlar “Bekliyor” durumunda kırmızı renkte şekilde gösterilir. [F5 GİB Tarafından Onaylandı] butonuna basılarak seçili E-Defterlerin onaylanma işlemi yapılır. Bu durumda sistem GİB tarafından onaylanmış berat dosyalarının, önceden hazırlanmış berat dosyalarının bulunduğu klasörde arayacaktır. Eğer bu dosya yoksa, kullanıcı dosyanın olması gerektiği konusunda uyarı mesajı verir:

Bu kontrolün yanı sıra, GİB onaylı zip dosyası açılacak, schematron kontrolünden geçirilecek ve tüm bu adımlar sorunsuz olarak tamamlanırsa, defter ya da defterler “Onaylandı” kısmına  geçirilecektir.

Sonraki dönemler için e-Defter oluşturulmasına ancak mevcut aydaki E-Defterler onaylandıktan sonra izin verilmektedir. Onaylanan e-Defter döneminde hiçbir muhasebe fişinin değiştirilmesine ve silinmesine izin verilmez, yeni fiş kaydı engellenir.

[F8 E-Defter Görüntüle] tuşuna basılarak seçili e-Defter görüntülenmektedir.

[F9 Berat Görüntüle] tuşuna basılarak e-Deftere ait berat dosyası görüntülenebilmektedir.

[F7 Sil] tuşuna basılarak bekliyor durumundaki e-Defter logları silinebilir. Onaylananlar ise kesinlikle silinmez.

  • E-Defter yükleme sırasında GİB tarafından sorun meydana gelirse defteri zamanında gönderdiğini ispat edebilmek için zaman damgasını kullanması gerekmektedir.
  • Zaman damgası için sistem parametreleri üzerinden Zaman damga sunucusu kullanıcı ismi (muh.06.01) ve Zaman damga sunucusu şifresi (muh.06.02) parametreleri girilmesi gerekmektedir. 
  • Zaman Damgası için kontör http://www.kamusm.gov.tr/urunler/zaman_damgasi adresi üzerinden alınabilmektedir.
30 SORUDA E-FATURA VE E-DEFTER UYGULAMASI

  1. 1- <E-Fatura yeni bir belge türü müdür?>
    E-Fatura bir belge türü değildir. Kâğıt fatura ile aynı hukuki nitelikleri taşımaktadır. Bu nedenle her 2 fatura türünün birlikte düzenlenmesi mümkün değildir.

  1. 2- <E-Fatura uygulaması neler getirir?>
    E-fatura uygulamasından faydalanan kullanıcılar, sistemde kayıtlı olan kullanıcılar ile, E-fatura gönderip ve alıp,  ilgili E-faturaları dijital ortamında muhafaza ederek istendiğinde ibraz edebilirler.

  1. 3- <E-Fatura ve e-Defter uygulamaları hangi mükellefleri kapsar?>
    Kapsam dahilindeki mükellefler 2 başlık altında incelenebilir;

    • 04.12.2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına  sahip  olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılı içinde mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.

    • 06.06.2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki  malları  imal,  inşa, ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari “10 Milyon TL” brüt satış hasılatına tutarına sahip olanlar.

  1. 4- <Mükellefler hangi alış ya da satışları için E-Fatura kullanacaklardır?>
    “5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu” çerçevesince madeni yağ lisansı bulunan mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı gerçekleştirenler, satın aldıkları malın türüne, miktarına, fiyatına veya herhangi bir niteliğine dikkate edilmeksizin, 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları “25 Milyon TL” veya daha yüksek ise elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil edilecektirler.”

“Lisans sahibi  mükelleflerden alış yapanların, madeni yağ sektöründe veya başka bir sektörde faaliyet göstermesi  zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir. Yine  “4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) Kanununa ekli”, kanuna ilişkin “(III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükelleflere ilişkin 2011 takvim yılı içerisinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine  bakılmaksızın 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 10 Milyon TL veya daha  yüksek ise elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır.” Bu bağlamda alış yapanların  tütün, alkol, kolalı gazozlar sektörlerinde veya başka sektörlerde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etki etmeyecektir.”

  1. 5- <E-Fatura kullanan mükelleflerden hizmet alımı yapanlar e-Fatura uygulaması kapsamına dahil olacak mıdır?>
    E-Fatura kullanıcılarından hizmet alımı yapanlar kapsama dahil değildirler. Madeni yağ lisansına sahip olan ve 4760 sayılı ÖTV Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal,  inşa veya ithal eden mükelleflerden sadece mal alışları bulunan mükellefler Genel Tebliğ kapsamında  elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Hizmet alımları kapsam dahilinde değildir.

 efatura
 

  1. 6- <Had olarak tespit edilen brüt satış hasılatı hangi kalemleri ihtiva etmektedir?>
    Mükellefler brüt satış gelirlerinin hesaplanmasında, yalnızca madeni yağ, tütün, alkol veya kolalı gazoz satışları değil gelir tablosunda bulunan tüm satışları gösteren brüt satış gelirine göre zorunluluk kapsamına dahil olacaktır.

  1. 7- <Mükellefler özel hesap dönemine sahip ise hangi yılı dikkate alacaklardır?>
    Özel hesap dönemine sahip mükellefler brüt satış gelirlerinin hesaplanmasında 2011 takvim yılında sona eren özel hesap dönemi brüt satış gelirleri geçerli olacaktır.

  1. 8- <Parasal büyüklükleri aşan Kamu kurumları e-Fatura uygulamasına dahil midir?>
    “10.12.2003 tarihli  ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa” ekli cetvellerde bulunan  idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının elektronik fatura uygulamasından yararlanma  ve elektronik defter tutma zorunluluğu yoktur.

  1. 9- <E-Fatura uygulamasına dahil mükellefler, her türlü alım-satım işlemlerinde sadece E-Fatura mı kullanacaklardır?>
    Uygulamaya dahil mükellefler bütün işlemlerinde E-fatura kullanmayacaklardır. Yalnızca E-fatura uygulamasından faydalanan mükelleflerin birbirlerine yapmış oldukları mal teslimi veya hizmet ifaları için E-fatura düzenlemeleri zorunlu hale gelmiştir. Bu çerçevede E-fatura kullanmaya zorunlu olan mükellefler, nihai tüketicilere ya da E-fatura kullanmayan mükelleflere kağıt fatura düzenlemeye devam edeceklerdir.

  1. 10- <Kapsama dahil olup E-Fatura kullanmayan mükelleflerin karşılaşacakları cezai şartlar nelerdir?>
    Getirilen bu uygulamalara uymayanlar hakkında, VUK’ nun  ceza hükümleri uygulanacaktır. E-Fatura uygulamasına dahil olma zorunluluğu bulunan mükellefler elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere kağıt türündeki şeklinde fatura düzenleyemezler, şayet ki düzenlemeleri halinde kağıt ortamında düzenlenen bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır ve VUK’ nun 353 üncü maddesi uyarınca, 190 TL’den az olmamak koşuluyla, düzenlenmediği kabul edilen fatura tutarının %10’ u oranında özel usulsüzlük cezası kesilir. Bu nedenden dolayı kesilecek özel usulsüzlük cezasının toplamı her bir tespit için 9.400 TL’ yi, bir takvim yılı  içinde ise 94.000 TL’ yi aşamaz. Öte yandan E-fatura uygulaması kapsamınca, E-fatura alması gerekirken kağıt fatura kabul eden mükelleflerin, ilgili vergi mevzuatı hükümleri kapsamınca bahse konu KDV’ yi indirim konusu yapamayacakları ve kağıt faturada bulunan tutarı gider şeklinde yazamayacakları tabiidir.

  1. 11- <Mükelleflerin e-Fatura kullanmak zorunda olduğu nereden öğrenilebilir?>
    E-fatura kullanma zorunluluğu olan işletmeler güncel listesi, www.efatura.gov.tr internet adresi üzerinden yayımlanacaktır. e-Fatura uygulamasından yararlanan mükellefler fatura düzenlemeden önce muhatabın  www.efatura.gov.tr internet adresindeki kayıtlı kullanıcı listesine kayıtlı olup olmadığını kontrol edecekler, kayıtlı kullanıcı ise elektronik fatura, kayıtlı kullanıcı değilse kağıt fatura düzenleyeceklerdir.

  1. 12- <Belirlenen sınırın altında kalan mükellefler, talep etmeleri halinde e-Fatura uygulamasından yararlanabilirler mi?>
    Sınır altında kalan mükellefler dilerlerse uygulamadan faydalanabilirler. Belirlenen mükelleflerden mal  veya hizmet alan ve tespit edilen hadlerin altında kalan mükelleflerin de dilemeleri durumunda elektronik defter ve elektronik fatura uygulamalarından faydalanabileceklerdir.

  1. 13- <Zorunluluk kapsamına giren mükellefler hangi tarihe kadar başvuru yapmak durumundadırlar?>
    Zorunluluk bağlamında mükelleflerin E-fatura uygulamasına 2013 takvim yılı içerisinde geçiş yapmaları zorunludur. Başvuralar için Gelir İdaresi Başkanlığı’na son tarih 1 Eylül 2013’tür. E-defter  uygulamasına ise kapsam çerçevesindeki mükellefler tarafından 2014 takvim yılı içerisinde geçiş yapılması zorunludur. Başvuru için Gelir İdaresi Başkanlığı’na  son tarih 1 Eylül 2014’tür

  1. 14- <E-Fatura başvuruları nasıl yapılacaktır?>
    Uygulama bağlamındaki mükelleflerin izleyeceği adımlar şu şekildedir;

  • ***http://www.efatura.gov.tr/ adresindeki “E-fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi” doldurulup ardından yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanacaktır ve
  • ***Tüzel kişi mükellefler için “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi” doldurularak yetkili  kişi veya kişiler tarafından imzalanacaktır.
  • ***Gerçek kişi mükelleflerin 15.01.2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri  kapsamında üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları. Uygulamadan faydalanmak isteyen mükellefler aşağıda bulunan belgeler ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na yazılı olarak başvuru yapacaklardır.
  • ***“E-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi” nin imzalı aslı ve
  • ***Tüzel kişi mükellefince “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi” nin imzalı aslı ve
  • ***İşletme kuruluş sözleşmesi Ticaret Sicil Gazetesinde 01.10.2003 tarihinden önce yayımlanmış ise ilgili  ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere  fotokopisi, (Sonradan unvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği ticaret sicil  gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi.)
  • ***Başvuru formuna tüzel kişi mükelleflerin adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren  noter onaylı imza sirküleri örneği veya aslının getirilmesi durumunda Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi.

  1. 15- <E-Fatura başvuru sonrasındaki süreç nasıl işleyecektir?>
    GİB tarafından yapılan değerlendirme sonucunda başvuruları kabul olan gerçek kişi mükelleflerin kullanıcı hesapları Başkanlıkça tanımlanacak ve aktif hale getirilecektir. Başkanlığın yapacağı değerlendirmenin ardından başvuruları uygun olan tüzel kişi mükelleflerden Mali Mühürlerinin temini işlemlerini yerine getirenlerin kullanıcı hesapları Başkanlıkça tanımlanacak ve aktif olacaktır.

Bu işlemlerin tamamlandıktan sonra kullanıcı hesabı ile e -fatura gönderme veya alma işlemleri yapılabileceklerdir.

  1. 16- <Mali mühür sertifikası alındıktan sonra mükellef yetkilisi veya şirket unvanının değişmesi durumunda ne yapılacaktır?>
    Mali Mühür’ün, kurumun bildirilen yetkili veya yetkililerinin kontrolü altında kullanılması, yetkili kişi veya  kişilerin değişmesi halinde de yeni yetkili veya yetkililerin derhal belirlenmesi ve bunlara ilişkin bilgilerin Başkanlık tarafınca belirlenecek yöntemlerle bildirilmesi zorunlu kılınmıştır. Tüzel kişilerin ve diğer kurumların herhangi bir sebeple unvan değişikliği yapması durumunda, eski unvanı barındıran sertifikaları geçerliliğini yitireceğinden, unvan değişikliğini izleyen 15 gün süre içerisinde yeni unvanına uygun sertifika başvurusunda bulunması gerekmektedir.

  1. 17- <E-Faturanın muhafaza ve ibraz yükümlülüğü nasıl düzenlenmiştir?>
    Mükellefin, elektronik fatura gönderip almasına ilişkin özel entegrasyon izni alan mükelleflere ait bilgi işlem  sistemi aracılıyla yapılması, muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmaz. E-Fatura gönderip alma işleminde kullanılan bilgi işlem sistemi yazılım ve donanım alt yapısının Türkiye Cumhuriyeti sınırları  içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde bulunması zorunlu kılınmıştır.

  1. 18- <e-Fatura uygulamasında muhafaza ve ibraz yükümlülüğü açısından mükellefler nelere dikkat etmelidirler?>
    Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, arşivlenen faturaların Bütünlüğüne, doğruluğuna ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik veri ve kayıt, veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü çerçevelemekte olup, E-faturalara dilendiğinde rahatça erişebilmeyi, anlaşılabilir ve  eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve faturaların okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak  biçimde yerine getirilmelidir.

  1. 19- <Mükelleflerin e-Faturalarını kendi sistemlerinde saklanması zorunlu mudur?>
    Mükelleflere ilişkin elektronik faturaların yine mükelleflere ilişkin bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilip üçüncü kişiler  nezdinde de elektronik saklama yapılabilecektir. Başka mükelleflerden elektronik muhafaza hizmetinin alınması mükelleflerin elektronik faturalarının muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.  Elektronik faturaların muhafazasının Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti  Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunlu kılınmıştır Bu zorunluluk yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel oluşturmamaktadır.

  1. 20- <E-Fatura ve E-Defter uygulaması ile vergi incelemelerinde değişiklik arz edecek hususlar nelerdir?>
    GİB, ihtiyaç duyulması halinde uygulamadan yararlanan mükelleflerin bilgi işlem sistemini / sistemlerini  denetleme yetkisine sahiptir. Bu denetimler esnasında mükellefler, gerekli her türlü ihtiyaç duyulan metaryelleri ve araçları (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sağlaması zorunlu tutulmuştur. Mükellefler, bilgi  işlem sistemini / sistemlerini oluşturan yazılım, dokümantasyon, donanım, dosya ve diğer unsurları, hiçbir  şekilde tamamen veya kısmen vergi inceleme elemanlarının ve Başkanlıkça görevlendirilecek personelin erişimini ve denetimini engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemez.

  1. 21- <E-Fatura sistemine geçilmesinde bilgi teknolojisi uygulamaları açısından seçenekler nelerdir?>  E-fatura uygulaması çerçevesinde fatura oluşturma, alma ve gönderme işlemleri;

  • Bilgi işlem sistemlerinin E-fatura uygulamasına entegre edilmesi şeklinde veya yeterli bilgi teknolojisi altyapısı olan kurumlar için
  • E-Fatura uygulamasına ait temel fonksiyonların internet üzerinden genel kullanımını sağlamak için oluşturulan ve http://www.efatura.gov.tr/ internet adresin üzerinden hizmete sunulan e-fatura portalı aracılığıyla (yeterli bilgi teknolojisi altyapısı bulunmayan kurumlar için) yada Özel  entegratör vasıtasıyla yapılabilir.

  1. 22- <E-Defter uygulamasına geçmek için şartlar nelerdir?>

  • Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri bağlamında üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları,
  • Tüzel kişi mükelleflerin 397 ve 421 sıra numaralı VUK Genel Tebliğlerinde bulunan belirlemeler  bağlamında E-fatura uygulamasından faydalanma iznine sahip olması ve bu kapsamda  Mali Mühür temin etmiş olması,
  • Elektronik defter tutulması, onaylanması, kaydedilmesi, muhafaza edilmesi ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.

  1. 23- <e-Defter kullanıma ilişkin başvuru nasıl yapılacaktır?>
    Başvurular www.edefter.gov.tr internet adresi üzerinden belirtilen Başkanlık veya Genel Müdürlük adresine yazılı olarak gerçekleştirilecektir. Talep edilen bilgi ve belgeler şu şekildedir;

  • www.edefter.gov.tr internet adresi üzerinde yer alan “Elektronik Defter Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi” nin imzalı aslı ve 
  • Tüzel kişiler için başvuru formunu imzalayan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza  sirkülerinin noter tasdikli örneği (e-fatura uygulamasından faydalanmaya başlayan ve imza sirkülerinde  herhangi bir değişiklik bulunmayan mükellefler için bu şart aranmayacaktır.) ve
  • Elektronik defterlerin oluşturulması sırasında, bu konuda uyumluluk onayı alınmış bir yazılımın  kullanılması durumunda söz konusu yazılım hakkında yazılımın adı, sürüm numarası gibi mükellef kullanımına özgü bilgiler ve
  • Uyumluluk onayı almamış bir yazılım kullanılmak istenmesi halinde, 1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğinin “3.2 Yazılımların Uyumluluk Onayı” başlıklı ilgili bölümde belirtilen belge ve bilgiler.

  1. 24- <Defterler elektronik ve kağıt ortamında tutulabilir mi?>
    Defterlerini elektronik defter biçiminde tutanlar, söz konusu defterlerini kağıt ortamında  tutamazlar. Kağıt ortamında tutulan defterler için geçerli olan kurallar (süre, cezai yaptırımlar, vb.) E-defterler içinde geçerli kılınmıştır. Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlere ilişkin kayıtların, bozulması, tahrip edilmesi, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi halleri ile olağanüstü durumların çıkması halinde, on beş gün içinde Başkanlığa bildirmek ve kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorunlu kılınmıştır. Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlerini oluşturdukları ve muhafaza  ettikleri  bilgi işlem sistemlerinin haczedilmesi veya bu sistemlere yetkili mercilerce el konulması durumunda, durumu en geç üç iş günü içerisinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirmek zorunlu kılınmıştır

  1. 25- <E-Defter uygulamasında tasdik işlemi nasıl öngörülmüştür?>
    ***Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının  beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçer.

  • –Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar (Aralık  ayına  ilişkin defterler gelir vergisi beyannamesinin verilme süresinin sonuna kadar) kendilerine ait güvenli  elektronik imza ile imzalar.
  • –Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar (Hesap  döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verilme süresi sonuna kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.
  • –İmzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar Elektronik Defter  Uygulaması aracılığı ile Başkanlığın onayına sunulur.
  • –Başkanlık mali mührünü de içeren beratlar elektronik defter tutanlar tarafından indirilerek  dilendiği zaman ibraz edilmek üzere ilgili olduğu elektronik defterler ile birlikte muhafaza edilir.

  1. 26- <Aylık onay işlemi ilgili aya kadar olan bütün kayıtları mı içerecektir?>
    Aylık dönem, yalnız onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ilişkin kayıtları içermez. Ancak, hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde, defterlerini elektronik ortamda oluşturmaya  başlayanlar, izleyen ilk ayda oluşturacakları elektronik defterlerde, ilgili hesap döneminin başından içinde bulundukları döneme kadar gerçekleştirilen tüm kayıtlara içerisinde barındıracaklardır.

  1. 27- <Yıl içinde e-Defter uygulamasına geçen mükellefler diğer defterlerini ne yapacaklardır?>
    E-defter tutmaya başladıkları tarih itibarıyla eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklar ve genel hükümler kapsamında koruyacaklardır.

  1. 28- <E-Defterlerin saklanması ve ibrazı nasıl olacaktır?>
    Elektronik defterler, dilendiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte korunması zorunlu kılınmıştır. Defterlerini elektronik ortamında bulunduranlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi  kanunları, TTK ve diğer düzenlemelerde yer alan zaman zarfında elektronik, manyetik veya optik  ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar aracılığıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür. Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların bütünlüğüne, doğruluğuna ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik veri ve kayıt, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dahil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve  görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere dilendiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını  üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

e-Defter Diyagram

  1. 29- <E-Defterler nerede muhafaza edilecektir?>
    Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni hak tanınan kendilerine ilişkin bilgi işlem sistemlerinde korunması mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde yada yurt dışında muhafaza işlemi Başkanlık ve  Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine  getirilmesi zorunlu kılınmıştır.

  1. 30- <E-Fatura ve E-Defter uygulamalarına yönelik olarak detaylı bilgi alınabilecek yasal mevzuat ve resmi internet adresleri nelerdir?>
    Konuya ilişkin olarak; 397, 416, 421, 424 sıra numaralı VUK Genel Tebliğleri, 1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği ve VUK Sirküleri 58 / 2013.03’de detaylı açıklamalar yer almaktadır. Ek olarak;  www.efatura.gov.tr ve www.edefter.gov.tr internet adreslerinde uygulamaya yönelik açıklamalar yer almaktadır.

E-Fatura için yapılması gereken ayarlar aşağıdaki listelendiği şekil üzerinedir.

1. E-Fatura oluşturma işlemine geçmeden önce yapılması gereken ön ayarlar nelerdir?

Öncelikle firmalar <sis3000> liste ekranı üzerinde yer alan e-Fatura entegrasyonu yapılacak olan kayıt seçilerek [F5] Değiştir butonuna tıklanır. 1 Genel Bilgiler üst menü alanında yer alan Firma Türü kısmı Firma seçilen kayıtlar için Vergi Numarası kısmı zorunlu olarak girilmesi gerekmektedir. Bu kısmın değeri 10 karakter olarak yazılmalıdır. Karakter aralıklarında herhangi bir tire, ayraç veya boşluk kullanılmamalıdır. Aşağıda yer alan resimde örnek gösterilmiştir.

Daha sonra firmalar <sis3000> liste ekranı üzerinde E-Fatura entegrasyonu yapılacak olan kayıt seçilip [F5] Değiştir butonuna tıklanır. 1 İşveren Bilgileri üst menü alanında yer alan Firma Türü kısmı Şahıs seçilen kayıtlar için T.C. Kimlik No kısmı zorunlu olarak girilmesi gerekir. Bu kısmın değeri 11 karakter olarak yazılmalıdır. Karakter aralıklarında herhangi bir tire, ayraç, veya boşluk bulunmamalıdır. Aşağıda yer alan resimde örneklendirilmiştir.

Daha sonra firmalar <sis3000> liste ekranı üzerinde E-Fatura entegrasyonu yapılacak olan kayıt seçilerek [F5] Değiştir butonuna tıklanır. 6 E-Devlet üst menü alanında yer alan E-Fatura Kullanıyor kısmı seçilir. GİB Entegrasyon Web Adresi kısmı Özel Entegrasyon CANLI değeri olarak seçilip ve Ent Kullanıcı adı, ENT Şifre değerleri girildikten sonra Yenile butonuna tıklanır. Gönderici Birim Etiketi ve Posta Kutusu Etiketi kısımları otomatik olarak görünecektir. [F2] Kaydet butonuna tıklayarak kaydetmelisiniz. Aşağıda yer alan resimde örneklendirilmiştir.

NOT: Kullanıcı bilgileriniz tarafınıza E-mail ile iletilecektir.

2- E-Fatura tasarımları sunucunuza yükleme nasıl yapılır?

Tarafınıza ulaşan .XSLT uzantılı dosyayı e-mailinizden bilgisayarınıza kaydetmelisiniz. Kaydedilen dosyayı DİA programınızdaki E-Fatura Giden Kutusu <efa1030> ekranı üzerinde Gönderilecek Faturalar bölümündeki Tasarım (XSLT) Dosyası alanından büyüteç işaretine basarak tasarım liste ekranını açmalısınız.

Açılan liste ekran üzerinde  [F4] Ekle butonuna tıklayarak dosya yükleme sayfası açılır. Dosya Seç butonuna tıklayarak bilgisayarınızda kayıtlı olan .XSLT uzantılı dosya burada seçilir. Açıklama bilgisi de yazılmasının ardından [F2] kaydet butonuna tıklanır.

Tasarım dosyanız liste ekranı üzerinde yer alacaktır. [F2] Seç butonuna tıklayarak tasarım seçme işlemini yapmış olacaksınız.

Tasarım dosyası seçilmesinin ardından Gönderilecek Faturalar listesi üzerinde aşağıdaki şekilde görünecektir.

 

Göndereceğiniz faturayı seçip [F2] E-Fatura oluştur butonuna tıkladığınızda E-Fatura Taslakları bölümüne seçtiğiniz tasarım ile E-fatura taslağınız oluşacaktır.

3- E-Fatura açıklamalarına net yazı ile tutar bilgisi ekleme işlemi nasıl yapılır?

DİA masaüstü programınızın Sistem Parametreleri <sis0100> ekranındaki efa.01.01 – efa.01.06 not kısımlarından bir tanesinin değeri kısmına [netyaziile] yazısını eklemeniz durumunda E-faturanızın açıklama kısmında yazı ile tutar bilgisi yer alacaktır.

Bu alan eklenmesi durumunda E-faturanızın açıklama kısmında aşağıda yer alam resim gibi görüntülenecektir.

4- E-Fatura satır alanında stok kart kodunu görüntüleme işlemi nasıl yapılır?

E-Faturanızın satır kısmında stok kart kodunu görüntülemek için DİA masaüstü programınızın Sistem Parametreleri <sis0100> ekranındaki efa.02.01 Description Değer kısmına Kart Kodu seçeneğini seçip kaydetmelisiniz.

Bu kısım eklendiğinde E-fatura satır kısımlarında aşağıda yer alan resim gibi görüntülenecektir.

5- E-Faturalarımız için numara şablonunu oluşturma işlemi nasıl yapılır?

DİA masaüstü programınızdan genel tanımlamalar altında yer alan Kayıt Numara Şablonları <sis0300> ekranını açmalısınız. [F4] Ekle butonuna tıklayarak ilgili kısımların değerlerini giriniz. E-Faturalarınız için tanımlanan numara 16 haneden oluşmalıdır.

• Genel bilgiler alanından açıklama yazılır

• Filtreler alanından Türü kısmı Satış Faturaları – Fatura No değeri seçilir. E-Fatura kısmı Evet olarak seçilir. Firma kısmı E-fatura entegrasyonu tanımlanan firma seçilmesi gerekir. Filtreler kısmındaki diğer kriterler müşteri isteğine göre doldurulması gereken kısımdır.

• Numara alanındaki Yazı kısmı daha çok firmanızı temsil eden harfler olarak eklenir. Yazı kısmı alanına ayrıca yıl değer bilgisi eklenmesi gerekir. Örnek: ABCD firması için ABCD2020 değerinin eklenmesi gerekir. Şablon aşağıda yer alan resimde örneklendirilmiştir.

[F2] Kaydet butonuna tıkladığımızda fatura ekleme ekranında aşağıdaki resimde ki gibi görüntülenecektir. Her fatura eklendiğinde numaralarınız bu ekranda sıralı olarak listelenecektir.

6- E-Fatura mükellefi olan müşterilerin ön tanımlı senaryo değeri ekleme işlemi nasıl yapılır?

Cari Kart Listesi <scf1100>  ekranından ilgili cari seçilerek [F5] değiştir butonuna tıklanır. Açılan ekranın sağ üst alanında yer alan E-Fatura açılır menüsünden ilgili değer seçilerek [F2] Kaydet butonuna tıklanır.

E-Belgelerin hazırlanarak, GİB’ e iletilme sürecinde ihtiyacınız olan; Akis kartınızı ve Java aşağıdaki adımları takip ederek kurabilirsiniz.

İlk olarak kurulumun gerçekleştirileceği bilgisayarın özellikleriniz öğrenmeliyiz.

Bilgisayarın işletim sistemi bilgilerini öğrenmek için; Bilgisayarım> Sağ Tuğ> Özellikler adımlarını takip ederek bakalım. Örnek olarak: İşletim sistemimiz: Windows-Sistem işlemci özelliği: 64 bit olarak tespit edilmiştir.

işletim sistemi

JAVA KURULUM ADIMLARI:

Akis Kart kurulumunu gerçekleştirmeden önce; Java kurulumu gerçekleştirilmeli ve aktifleştirilmelidir. Bunun için https://www.tepebilisim.com/dia-yazilim-uygulamlar/ sayfasına giriş yapıyoruz. Bu sayfada yer alan Java Uygulamaları alanına tıklıyoruz. Aşağıda yer alan resimde örneklendirilmiştir.

Java Uygulamalarına tıkladıktan sonra ardından açılan sayfa üzerinde kendi işletim sistemimize uygun olan Java’yı indiriyoruz.

32 bit ve 64 bit tarayıcıları değişimli olarak kullanıyor iseniz, her iki tarayıcıda da Java eklentisine sahip olmak için hem 32 bit, hem 64 Java yazılımını yüklemeniz gerekmektedir..

Daha önce bilgisayarınıza kurulu bir java uygulaması bulunmamalıdır. Eğer var ise Bilgisayarınızdan Program Ekle/Kaldır ekranından uygulamayı kaldırmalısınız.

Kurulum dosyası inmesinin ardından çalıştırılır.  Gelen kurulum penceresinden komutlar takip edilerek kurulum gerçekleştirilir.

java 2java 3

AKİS KART KURULUM ADIMLARI:

Son işlem olarak; https://www.tepebilisim.com/dia-yazilim-uygulamlar/ sayfasına giderek burada;

AKİS yazılımları uygulamalarına tıklayarak, açılan sayfa üzerinde kendi işletim sistemimize uygun AKİS uygulamasını indiriyoruz.

ZİP uzantılı olarak bir dosya indirilecektir. Bilgisayarınızın “İndirilenler” klasöründen,  ZİP uzantılı dosyayı açalım.

akis kart 2

akis kart 3

akis kart 4akis kart 5akis kart 6akis kart 7akis kart 8

Kurulum başarılı olarak tamamlandıktan sonra; masaüstü üzerinde kısa yolu olarak aşağıdaki uygulama yer alacaktır.

akis kart 9

“Mali Mühür”, “E-İmza” veya diğer imzalama aracı, bilgisayara takılı iken, uygulama çalıştırılır.

Kurulumun tamamlanması için; imzalama aracının, örneğin; mali mührün şifresi gerekecektir.

Eğer gelen imzalama aracımızın şifresini bilmiyorsak ve daha önce alınmadı ise; mali mühür başvuru için  (http://kamusm.gov.tr/) adresindeki adımında belirlenen güvenlik sorusu yardımı ile yetkili cep telefonuna şifre alabilirsiniz.

akis kart 10

E-Serbest Meslek Makbuzu (E-SMM) Nedir?

Serbest Meslek Makbuzu, serbest meslek erbapları tarafından (Muhasebeci, Avukat, Doktor vb.) düzenlenmekte olan, mesleki faaliyetlerine ilişkin yapılan işlerin ve bu işlerin miktarı ve fiyatları gibi bilgilerin yer aldığı belgedir.

—Serbest meslek erbaplarının mesleki faaliyetlerine ilişkin tahsilatları için düzenlenen serbest meslek makbuzunun elektronik ortamda takibini yapabilmek için, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 236’ncı maddesine göre hali hazırda kağıt ortamda düzenlenmekte olan “serbest meslek makbuzunun,” elektronik belge şeklinde elektronik ortamda düzenlenmesi, muhatabının isteği doğrultusunda elektronik veya kağıt ortamda gönderilebilmesi, elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilebilmesi ve Başkanlığa elektronik ortamda raporlanabilmesine ait düzenlemeye “e-Serbest Meslek Makbuzu” denilmektedir.

DİA üzerinden yapılması gereken  E-SMM tanımları nelerdir?

Lisans işlemlerinin tamamlanmasının ardından Firma kartı içerisinde gerekli tanımlamalar gerçekleştirilir.

Kayıt numara şablonlarından E-Smm belge numarası için numara tanımı yapılır.

İşletme Hesap fişleri listesi üzerinden Ekle butonuna tıklanır açılan seçenekler arasından Gelir fişi seçilir.

Hesap kodu kısmından Hesap kartı tanımlayarak E-SMM belgesi düzenlenecek Firma/Şahıs bilgileri girilerek fiş içerisinde seçim yapılır.

Hesap kartı seçilip açıklama bilgileri doldurulduktan sonra Belge Türü olarak e-Serbest Meslek Makbuzu türü seçilir Satış türü, belge türü seçimi ile Matrah/Mal Hizmet Bedeli kısmına ve ilgili yerlere veri girişi yapılır. Stok/Hizmet kodu kısmından kodu seçimi yapılarak fiş girişi tamamlanır.

Girişi yapılan gelir fişi  E-Devlet kategorisinden E-SMM butonu basılarak giriş yapılır.

E-serbest meslek makbuzu giden kutusu ekranı (efa2200) Gönderilecek makbuzlar kısmında gönderilecek makbuzlar alanında görüntülenir. Gerekli kontrollerin ardından seçilen makbuzlar  Entegratöre Gönder butonuna tıklanarak gönderim işlemi yapılır.

Entegratöre gönderimi yapılmış olan E-SMM makbuzları Giden Kutusu ekranı üzerinden takip edilir. İletilen makbuzlar önce Entegratöre İletildi olarak görünmektedir. Raporlama işlemleri bitirilen E-SMM makbuzlarının durumları da raporlandı olarak görünmektedir.

E-SMM makbuzları entegratöre gönderme işlemi tamamlanmasının ardından pdf uzantılı şekilde kaydedilmektedir. Entegratöre gönderilmemiş makbuzlar pdf uzantılı  olarak kayıt edilmemektedir.

E-Defterlerin Otomatik Olarak GİB’e Gönderilmesi

DİA üzerinden e-defterlerin otomatik olarak gönderim adımları ve yapılan geliştirmeler aşağıdaki yer almaktadır;

—E-defter gönderim ekranına GİB Entegrasyon sekmesi  eklendi.

—GİB’e Gönder butonuna basılmasının ardından sistemde iletilemeyen sıradaki defteri getirerek “x dönemine ilişkin defterleri göndermek istiyor musunuz?” uyarı mesajı gösterilerek gönderimi sağlandı.

—Uyarı penceresinde tamam seçeneği seçilerek ilgili döneme ait klasördeki iletilemeyen defterleri sırasıyla iletecek ve en son olarak da defter raporunu iletecek şekilde geliştirme yapılmıştır.

Gönderim Adımları:

Gönderim için öncelikle E-Defter Hazırlama Ekranına giriş yapılır. Başlangıç ve bitiş tarihleri kontrolünün yapılmasının ardından yevmiye numaralandırma işlemi yapılmalıdır.

Yevmiye numaralandırma işlemi tamamlandıktan sonra; aynı ekran üzerinde bulunan  “Oluştur” butonu ile e-defterlerin oluşturulması yapılır.

Defterler oluşturulmasının ardından E-Defter Hazırlama ekranında; defterler ikinci sekmede bulunan  Kayıtlar kısmına, durumu bekliyor olarak gelmektedir.

Defterler oluşturulmasının ardından E-Defter Hazırlama ekranında; üçüncü sekmede bulunan GİB Entegrasyon kısmına geçilmelidir.

GİB Entegrasyonu ekranına geldikten sonra ekranın sol alt köşesinde GİB’e Gönder butonunu bulunmaktadır. Bu butona tıklıyoruz.

GİB’ e Gönder butonuna tıkladıktan sonra ekranda uyarı penceresi açılacaktır. Dönemlerin doğruluğunun kontrolünü sağladıktan sonra, uyarı ekranında çıkan Evet/Hayır sorusuna “Evet” olarak seçim işlemi yapılır.

E-defteri GİB’ e gönder seçeneğinde evet olarak seçtikten sonra, diğer bir bilgilendirme ekranı açılacaktır ve bu ekranda “E-Defter gönderiliyor” olarak bilgi mesajı görüntülenmektedir.

E-Defterler GİB’ e gönderildiğinde bilgilendirme penceresi açılacak ve “Paketler başarı ile işlendi” olarak bilgilendirme mesajı görüntülenecektir.

E-Defter GİB’ e iletildikten sonra aynı sayfa içerisinde bulunan “Sorgula” butonu ile, e-defterlerin durumlarının sorgulaması yapılmalıdır.

E-defterler GİB’e başarılı bir şekilde gönderildikten sonra aynı ekran içerisinde bulunan; “Berat İndir” butonuna tıklanmalıdır. Beratların alınmasının ardından ekranda “Dosyalarınızı onaylamayı ve yedeklemeyi unutmayın!” uyarı mesaj penceresi görüntülenmektedir.

Defterlerin beratları alınmasının ardından yine aynı ekran içerisinde bulunan “Berat Görüntüle” butonuna tıklanmalıdır.

Berat Görüntüle butonuna tıklandığında ilgili sayfa üzerinde E-defterlere ilişkin beratlar görüntülenmektedir.

E-defterlere ait beratlar görüntülenmesinin ardından; e-defter hazırlama ekranında ikinci sekmede bulunan Kayıtlar kısmına gelinmeli ve beratlarını görüntülediğimiz defterler için, GİB Tarafından Onaylandı butonuna tıklamamız gerekmektedir.

E-defterlerin DİA üzerinden gönderimleri yapılmasının ardından www.edefter.gov.tr adresi üzerinden durumları kontrolünü yapabilirsiniz.

Dia E-Mutabakat Uygulaması Nedir?

 Dia, bulut teknolojisine dayalı çalışan E-Mutabakat yapabilmelerini sağlayan  bir uygulamadır. Hazırlanan bu uygulama sayesinde hızlı bir şekilde mutabakatların yapılabilmesi ve süreçlerinin düzenli takibi sağlanmıştır.

Kolay ve ergonomik tasarım kullanıcı dostu ara yüzü ve ekran özellikleri sayesinde cevaplanan, bekleyen, reddedilen mutabakat süreçlerinin hızlı ve sorunsuz olarak yapılması mümkündür.

DİA E-Mutabakat uygulaması ile Cari Modül  tam entegredir.

DİA E-Mutabakat ;

  • Cari Bakiye
  • Cari Bakiye Dövizli
  • Cari Vade Bakiye
  • Form BA
  • Form BS  mutabakat türlerini içerisinde barındırır.

DİA E- Mutabakat Uygulaması ve Özellikleri

Cari Bakiye, Cari Bakiye Dövizli, Cari Vade Bakiye, Form BA, Form BS  türlerinde kurallar oluşturularak, gönderilecek E-Mutabakat formları planlanabilir.

Şunları yapabilirsiniz;

  • —Cari kart içerisine girerek form gönderim yetkilerinin belirlenebilmesi
  • —Form ve mail tasarımları ile zengin içerik sunabilme
  • —Ek Dosya kullanımı ile karşı işletmeden, ekstre dosyasını online olarak alabilme
  • —Faturalanmamış irsaliye dahil bakiyeler ile  E-Mutabakat formu planlama
  • —Belirli gruptaki veya belirli aralıktaki  cariler için E-Mutabakat formu planlama
  • —Bakiyesi bulunmayan carileri liste dışı bırakarak E-Mutabakat formu planlama
  • —Belirtilmiş bakiye aralığındaki firmalara E-Mutabakat formu planlama
  • —Cevaplanmamış mutabakat formalarını hızlıca tekrar gönderme
  • —Cevap, onay, reddedilmiş form sayılarını takip edebilme
  • —Raporlama

1) Cari Kart İçerisinde Yetkilendirme Sağlanması İşlemi

Cari kart listesi içerisinde bulunan “Yetkililer” sekmesi açılarak, hangi tipte mutabakatın, işletmenin hangi departmanında ki, hangi maile gönderilmesi istenmekte ise ilgili tanımlamalar gerçekleştirilebilir.

2) Mail Şablonu Kullanımı

“DİA Mail Şablonları” tanım penceresi ile işletmeler kendilerine özel olarak, yollanacak mutabakat mailleri için şablon tasarımları oluşturabilirler.

3) Ekstre Tasarım Seçimleri

Bakiye Mutabakatları için kullanılacak, Cari Hesap Ekstresi, Form BA veya BS … mutabakat türlerinde tasarımları istenilen tasarımda tasarlayarak kullanılabilirsiniz.

4) E- Mutabakat Şablon Tanımlama

Gönderilecek mutabakat formları için, “E- Mutabakat Paketi” penceresi üzerinden planlamalar yapılabilir. Bu planlama sırasında, pencere içerisinde bulunan çeşitli işlevler  ile gönderimler yapılabilir. İlk aşamada “Paketler> Taslaklar ” içerisinde yer alacak planlamalar, aynı pencereden “Mutabakat Gönder” ile gönderim gerçekleştirilmektedir.

pencere içerisinde yer alan “Durum” alanında, maillerin gönderilme ilerlemesi ve mail adreslerine iletilip iletilmediği anlık olarak takip edilebilecektir.

5) Gönderilen Mutabakatların Takip Edilmesi İşlemi

“Paketler>Taslaklar” sekmesi üzerinden gönderilen, planlanmış mutabakatlar, “Paketler>Gönderilenler” sekmesinde ayrıca takip işlemi gerçekleştirilebilir.

Bu pencere üzerinden, mutabakat planı içerisinde bulunan ve mutabakatın iletilemediği veya cevaplanmadığı işletmeler tekrar iletilmesi üzere “ Gönderilmeyenleri Gönder” ve “Cevaplanmayanları Gönder” işlevleri ile tekrar işlem yapabilirler.

Resim: Gönderilen Mail Örneği

6) İşletme Bazlı Mutabakat Yönetimi

“Kalemler” sekmesi üzerinden, mutabakat planlarında birden çok  işletmeye tek seferle yollanılan mutabakat formları, işletme işletme takip işlemi yapabilmektedir. Karşı işletmenin mail kutusuna gönderilen mutabakat formları üzerinden geri gelen “Onay” veya “Red”  cevapları online bir şekilde alınmakta ve bu listede işlenmektedir. Listeden gelen cevaplar veya mutabakat son durumunun takip işlemi yapılabilmektedir.

7) Karşı İşletmeden Gelen Mutabakat Dosyalarının Online olarak İndirilmesi

Gelen cevaplar haricinde, karşı işletmenin göndereceği “Karşı Mutabakat Dosyaları veya Formları” sisteme, dosya ismi ile kayıt edilmektedir. Liste üzerinde, karşı işletmeden gelen ek dosyalar “Diğer” butonu kullanılarak indirilip kontrol edilebilir. Gönderilen mutabakatlara yanıt olarak “Ek Dosya” kabul edilip veya edilmeyeceğini belirmek için, “Sistem Parametreleri” içerisinde yr alan  [msj.03.01] numaralı “E-Mutabakat cevabına dosya yüklensin mi?” parametresi “Evet” olarak seçilmelidir.

Resim: işletmeye gönderilen mail, cevaplanma sonrası gelen, ikinci ekran. Cevap ve ek dosya bu sayfada üzerindeyken eklenir.

8) Raporlama ve Mutabakat Analizi 

Yapılan mutabakatlar neticesinde, süreci destekleyen rapor sayesinde, çalışmanın cevaplanma, reddedilme ve onaylanma yüzdeleri gibi analiz sonuçları elde edilmektedir.

E-MÜSTAHSİL MAKBUZU UYGULAMA AYARLARI

E-Müstahsil makbuzu, defter takibi yapan toptancıların yada çiftçilikle uğraşanların, defter takibi yapmayan çiftçilerden satın aldıkları ürünler karşılığında düzenledikleri elektronik belgeye verilen ad tanımlamasıdır. 

E-Fatura uygulamasına geçmek zorunda olan mükelleflerden faaliyetleri icabı aynı zamanda müstahsil makbuzu düzenlemek zorunda olanlar, 01/07/2020 tarihine kadar (2020 ve müteakip yıllarda E-Fatura uygulamasına geçen ve müstahsil makbuzu düzenleme zorunluluğu bulunan mükellefler E-Fatura uygulamasına geçiş süresi içinde) gerekli başvurularda bulunarak E-Müstahsil Makbuzu uygulamasına geçiş yapması zorunlu kılınmıştır.

DİA içerisinde yapılması gereken  E-Müstahsil tanımları nelerdir?

—1- İlgili E-Müstahsil makbuzu düzenlenecek carinin cari kartına e-posta tanımlaması yapılır ve ardından E-fatura senaryosuna da, E-müstahsil makbuzu seçilir.

—2- Cari Kart içindeki müstahsil sekmesinde yer alan müstahsil parametreleri uygulansın seçeneği seçilerek, alt tarafta yer alan kısımlar doldurulabilir. Bu kısımda girilen komisyon oranı, ilgili cari ile işlem yapıldığında faturaya otomatik olacak şekilde gelecektir.

—3- Cari listesi içerinde bulunan fatura-alım-müstahsil makbuzu seçeneği ile fatura ekranına geçiş sağlanır. Bahsi geçen ekrana fatura modülünden de ulaşılabilirsiniz.

—4- Fatura ekranına cariye ilişkin bilgiler otomatik olarak gelir.

—5- Faturada yer alan stopaj sekmesindeki kısımlar manuel doldurulabilir. Daha önce cari karta tanımlaması gerçekleştirilen komisyon oranı faturaya otomatik olarak etki etmektedir.

—6- Stopaj sekmesinde yer alan bilgilerin ön tanımlı olarak gelmesi isteniyor ise sistem parametreleri ekranı üzerindeki stopaj başlığı altında bulunan parametrelerin tanımlanması gerekmektedir. Burada tanımlanan bilgiler faturaya otomatik olarak etki etmektedir.

—7- Sistem parametreleri ekranında yer alan E-müstahsil makbuzu parametreleri ve E-müstahsil makbuzu kalem parametreleri kısımlarından ilgili faturada görüntülemesini istediğimiz fatura kalem ve fatura genel bilgileri ön tanımlı gelmesi sağlanacak şekilde kaydedilebilir.

—8- Sistem parametreleri ekranı üzerinde müstahsil parametrelerinde yer alan şahıs türündeki carilere de KDV oranı ve Kuruluş türündeki carilerde KDV Oranı parametreleri ön tanımlı olacak şekilde kaydedilebilir.

—9- Fatura ile ilgili genel ve stopaj sekmesinde yer alan bilgileri tanımlanmanızın ardından ilgili fatura kaydet seçeneği ile kayıt işlemi tamamlanır.

—10- Kaydedilen fatura E-devlet modülü E-müstahsil giden kutusu içerisinde bulunan Gönderilecek faturalar sekmesi altında görüntülenir. Entegratöre Gönder seçeneği ile E-müstahsil makbuzu iletilir.

11-İletilen E-müstahsil makbuzunun durum bilgisi giden kutusu ekranı üzerinden görüntüleyebilirsiniz.

Stok kartlarına Hal Kayıt Sistemi ile ilgili alanlar eklemiştir. Bu alanlarda; ürüne ait mal sahibi, künye numarası ve Vergi/T.C. kimlik numarası yer almaktadır. Künye numarasının 19 hanesi yazılmalıdır.

DİA’ da e-fatura ve e-irsaliye gönderilmesi, hal kayıt sistemi senaryosu ile sağlanır. E-irsaliye ve e-fatura senaryolarına; e-Fatura HKS senaryosu eklenmiştir.

E-faturada senaryo HKS seçildiği durumda; tip alanına komisyoncu ve satış olarak iki opsiyon gelmektedir.

HKS senaryosunda e-fatura düzenlenirken tipin komisyoncu  olarak belirtilmesi halinde; komisyon tutarı, komisyon KDV, navlun ücreti gibi alanların belirtilmesi gereken durumlar için, fatura üzerinde yer alan 4 sekmesindeki stopaj alanlarının kullanılabilmesi sağlandı.

1.E-İRSALİYE TASARIMINDA DEĞİŞİKLİKLER

E-İrsaliye tasarımlarımızdaki değişiklikleri Notepad++, Visual Studio, Sublime Text gibi programlarda düzenlemeleri yapabiliriz.

1.1. E- İrsaliye Firma Genel Bilgileri

 E- İrsaliye tasarımlarımıza; işletmemize ait, vergi numarası, unvan, adres, telefon numarası, web sitesi, e-mail adresi, fax bilgilerini DİA  firma kartımızda yer alan bilgilerden getirtebilmekteyiz. Bu bilgilerde değişiklik gerçekleştirilmek istendiğinde firmalar yazıp ilgili firma kartının içerisinde bulunan bilgiyi güncellediğimiz de tasarımda o alandaki bilgi yada bilgilerde güncellemede gerçekleşecektir.

1.1.1. E- İrsaliye Mersis No Güncelleme

.XSLT tasarımımızda [CTRL+F] ile mersis yazarak Mersis no: …. alanını  doldurabiliriz.

1.1.2. E- İrsaliye Ticaret Sicil No Güncelleme

.XSLT tasarımımızda [CTRL+F] ile sicil yazarak Sicil no: …. alanına sicil nomuzu girebiliriz.

Kaydettikten sonra tasarımımızda girdiğimiz bilgiler yer alacaktır.

1.2. E- İrsaliye Tasarımlarında Firma Logosunu Değiştirme

Düzenlemek istediğimiz logomuzu istenilen pixel boyutuna getirmemiz gerekmektedir. (GIMP, Paint gibi programlardan yararlanılarak yapılabilir.) Maximum 260 pixel değerinde  olmalıdır.

logomuzu png, jpg gibi formatta boyutlandırdıktan sonra  https://www.base64-image.de/ link adresine gidiyoruz. Logomuzu sürükle bırak yöntemi ile web sayfasına sürükleyip bırakıyoruz. Show code ile logomuzu koda dönüşümünü sağlıyoruz.

XSLT dosyamızın içerisinde  [CTRL+F] ‘”mg” yazarak resim kısmının tagına gidilir. İlk çıkan img etiketimiz e-faturanın kendi logosuna aittir ve o alanda değişiklik yapılmamalıdır. İkinci alanda yer alan img firma logomuza aittir ve bu kısımdaki src=”….” tırnaklar arasında kalan kısım [SHİFT+END] tuşlarıyla seçilir silinir ve kendi logomuzun kodu web sitesindeki shox code alanından kopyalanıp tırnaklar arasına yapıştırılır ve kaydedilir.

1.3. E-İrsaliye Tasarımlarında Banka Bilgisi Alanı

 XSLT dosyamızda arama alanından [CTRL+F] ile banka olarak arama işlemi yapabiliriz.

Banka bilgileri için üst alandan tanımlama yaptığımız etiket bilgilerinin karşılığını alt bölümde karşılığını doldurabiliriz. Tabloda üst alanda tanımlı olan bilginin karşılığı bulunmuyorsa <td></td> şeklinde tanımlayıp boş bırakabiliriz.

1.3.1. Mevcut Banka Bilgisini Değiştirme

Var olanı değiştirmek için sadece alt alandaki bilgileri değiştirebiliriz.

Kaydettiğimizde tasarımımıza yaptığımız değişiklikler görüntülenecektir.

1.3.2. Banka Bilgileri Tablosuna Yeni Başlık ekleme

Yeni bir banka bilgisi  başlığı eklemek istediğimizde tabloda düzenleme yapmamız gerekir. (iban no, hesap adı, şube adı, şube kodu, hesap no …gibi)

 

Aynı şekilde tabloda karşılığı olarak gelmesini beklediğimiz bilgiyi girmemiz için aşağıda yer alan bilgi girilen kısımda kopyala yapıştır yapılır. Daha sonra karşılığındaki değer belirtilir.

1.3.3. Banka Bilgileri Silme

Banka bilgisi silmek için bilgilerin girildiği kısımdan seçilip delete tuşu ile silebiliriz.

 

1.4.  E- İrsaliye Tasarımında Kolonlar

Burada E-İrsaliye tasarımlarımızda kolonları silme, kolonlara ekleme, genişliğini belirleme ve ondalık hassasiyet gibi belirleme işlemleri yapılabilir.

 1.4.1. E- İrsaliye Tasarımında Kolon Ekleme

 E–İrsaliye  tasarımımıza kolon eklemek için önce başlık tanımımızı gerçekleştiririz daha sonra  bu başlığın karşılığı olan bilginin nereden alınacağını açıklarız.

Örnek olarak aşağıdaki gibi tasarımımıza açıklama ekleyelim.

İlk olarak tanımlayacağız kısmın kaçıncı kolonda olacağını belirlememiz gerekmektedir. Burada açıklama kolonumuz beşinci kolonumuz olacaktır. Kod bloğumuzda da o kısmı doğru tespitini yapmamız gerekir. Kolon tanımlamalarımız kod bloğumuzda BAŞLIKLAR altında yer almaktadır.

Kod Tanımlanması;

<td class=”lineTableTd” style=”width:12.0%” align=”center”>

<span style=”font-weight:bold;”>

<xsl:text>Açıklama</xsl:text>

</span>

</td>

İlgili kod bloğunu yapıştırıp kaydetmemiz yeterlidir.

Şimdi ise bilgiyi nereden getirteceğimizin tanımlamasını yapalım. Kod bloğumuzda bu bölüm SATIR DEĞERLERİ altında yer almaktadır. Üçüncü sütun olduğu için üçüncü kısmı bulup tanımlama yapmamız gerekmektedir.

<td id=”lineTableTd”>

<xsl:value-of select=”./cac:Item/cbc:BrandName”/>

</td>

DİA içerisinde sistem parametrelerinden E-irsaliye kalemleri alanından efa.05.09 – efa.05.15 e kadar olan tüm değerlerin tasarıma getirilmesi sağlanabilir.

İlgili kod bloğunu yapıştırıp ardından kaydedebiliriz.

1.4.2. E- İrsaliye Tasarımında Kolon Silme

 E–İrsaliye tasarımında kolon silmek için önce başlık tanımlarımızdan ilgili etiket kısmını seçip silme işlemini gerçekleştirebiliriz. Ardından bu başlığın karşılığı olan bilginin geldiği kısım silinir. Örnek olarak tasarımdan Birim Fiyatı kolonunu sile işlemi yapalım. [CTRL+F] ile Birim Fiyatı yazılıp ilgili <td>…</td> alanı işaretlenip silinir ve kaydedilir.

<td class=”lineTableTd” style=”width:10.0%” align=”center”>

<span style=”font-weight:bold;”>

<xsl:text>Birim Fiyatı</xsl:text>

</span>

</td>

İlgili kodlar silinir.

İlgili kod bloğu da silinir ve o sütun silinmiş olur.

1.4.3. E- İrsaliye Tasarımında Kolon Genişliği

Kod bloğumuzda width kelimesini yazarak Başlıklar altından her kolon için kendimiz değer verebiliriz.

Örnek olarak ürün kodu kolonumuzun genişliğinde değişiklik sağlayalım.

%20 de ekran görüntüsü

%10 e indirelim;

Bu şekilde değerler vererek kolonlarımıza genişlik değerlerinde değişiklik yapabiliriz.

Toplam Tutar Kolonunu Kaldırma

 Kod bloğu içerisinde “Toplam Tutar” yazılarak ilgili koda bağlı alanlara silme işlemi yapılır.

 

İlgili Dokümanlar Alanını Kaldırma

 Kod bloğu içerisinde ‘İlgili Dokümanlar’ yazılarak ilgili koda bağlı alanlar silinir.

E- İrsaliye Tasarımlarından 10 Kalemden Fazlası Görünmemesi Durumunda

E-İrsaliye tasarımlarında kalemlerin on satırdan fazlası gözükmemesi durumunda yapılacak adımlar; ilgili kısımlardaki değerin sıfır yapılması gerekmektedir.

<xsl:if test=”count(//n1:DespatchAdvice/cac:DespatchLine) &gt;= 0“>

                <xsl:for-each select=”//n1:DespatchAdvice/cac:DespatchLine”>

                  <xsl:apply-templates select=”.”/>

                </xsl:for-each>

              </xsl:if>

              <xsl:if test=”count(//n1:DespatchAdvice/cac:DespatchLine) &lt; 0“>

                <xsl:choose>

 

E-irsaliyede Diğer Birimlerin Görüntülenmesi

E-İrsaliye tasarımlarınıza diğer birimlerin ekleme işleminin yapılabilmesi için aşağıda bir örneklendirme yapılmıştır. 

Miktar kısmının sağına Miktar2 kolonu eklenecektir. Diğer birimlerin görünmesi için herhangi bir parametre ayarı yapmanıza gerek yoktur. Her ürünün birimleri XML içeriğinde görünmektedir.

 

Aşağıdaki yer alan şekilde çok birimli ürünümüz için bir e-irsaliye kaydı oluşturup e-irsaliye taslakları ekranından XML almamız gerekir. 

 

XML  formatındaki belde de içindeki bilgiler aşağıdaki şekilde görünecektir.

 

Bu değerleri .XSLT tasarım dosyası ile görüntülemek için aşağıdaki işlemleri uygulamamız yeterlidir.

Tablomuza başlık ekelemsi yapmak için

 

<td class=”lineTableTd” style=”width:10.0%” align=”center”>

                  <span style=”font-weight:bold;”>

                    <xsl:text>Miktar2</xsl:text>

                  </span>

            </td>

Satırlarımız da görünecek miktar kodu

 

<td class=”lineTableTd”>

        <span>

          <xsl:for-each select=”./cbc:Note”>

            <xsl:if test=”starts-with(., ‘Miktar2:’)”>

              <xsl:value-of select=”substring(., 10, string-length(.) – 9)”/>

            </xsl:if>

          </xsl:for-each>

          <xsl:text>&#160;</xsl:text>

          <xsl:for-each select=”./cbc:Note”>

            <xsl:if test=”starts-with(., ‘Birim2:’)”>

              <xsl:value-of select=”substring(., 9)”/>

            </xsl:if>

          </xsl:for-each>

        </span>

 </td>

Tasarımın son görüntüsü aşağıda yer alan şekil gibi olacaktır. 

 

 

E-İRSALİYE UYGULAMA AYARLARI

E-irsaliye nedir?

E-İrsaliye uygulaması, kağıt ortamda düzenlenen ‘sevk irsaliyesinin’ elektronik ortamda düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine yönelik düzenlemeleri içerisinde barındıran uygulamadır.

DİA içerisinde yapılması gereken e-irsaliye ayarları nelerdir?

1-Lisans işlemlerinin tamamlanmasının ardından Firma kartında gerekli tanımlamaların yapılması sağlanır. Firma Detayı içerisinde bulunan e-devlet sekmesinde yer alan e-irsaliye kullanıyor alanının işaretlenmesi yapılmalıdır. Hemen altında yer alan ENT kullanıcı adı, ENT şifre, gönderici birim etiketi ve posta birim etiketi kısımlarının doldurulması gerekmektedir.

2- Diğer e-devlet işlemlerinde de olduğu gibi, kayıt numara şablonlarında bulunan e-irsaliye belge numarası için numara tanımlama işlemi yapılır. Gelen irsaliyeleri için ve  Satış irsaliyelerin sisteme kayıtları sırasında oluşan numaraları için iki adet kayıt numara şablonu oluşturulmalıdır. Aşağıda yer alan  görsellerde olduğu gibi.

3- Toptan veya Perakende satış irsaliyesi kayıtları irsaliye ekleme sayfasında aşağıdaki gibi görünecektir. İrsaliye senaryosu cari seçiminin ardından otomatik olarak gelecek. Tipi kısmı ise matbudan veya sevk olarak seçilmelidir. Sevk olarak seçilen irsaliyeler, ilgili pk adresine mail şeklinde gönderilecek. Matbudan tipi seçim işlemi yapıldığında ise matbudan basım işlemi yapılacaktır.

4-İrsaliye Genel bilgileri oluşturulmasının ardından, Diğer alanındaki araç veya kargo bilgileri doldurulması gerekmektedir. Sevk aracı ile gönderim gerçekleştiriliyor ise araç bilgilerinin, kargo ile gönderim gerçekleştiriliyorsa kargo bilgilerinin dolu olması gerekmektedir. Her iki durum için de kargo bilgileri altında yer alan gönderim tarihi kısmı girilmesi zorunludur.

4.1-Araç bilgileri kısmındaki sürücü TC no girilmesi zorunlu kısımdır.

Oluşturulan irsaliyeler nasıl gönderilir?

1- Oluşturulan irsaliyeler e-devlet uygulaması altında yer alan e-irsaliye giden kutusu modülünde görüntülenmektedir.

2- Kaydedilen irsaliyeler öncelikli olarak Gönderilecek irsaliyeler kısmında izlenebilir. Bu kısımda irsaliye oluştur seçeneği ile irsaliyelerin e-irsaliye taslaklarının oluşması gerçekleştirilir.

3- Oluşan e-irsaliye taslakları bu kısımda e-irsaliye görüntüle diyerek görüntülenebilir. Entegratöre gönder tuşu ile e-irsaliyelerin gönderim işlemi gerçekleştirilir.

4- Gönderilen e-irsaliyelerin durumları giden kutu içerisinde görüntülenebilir. Bu kısımda da e-irsaliye görüntüle tuşu ile e-irsaliyeler görüntülenmesi sağlanabilir.

5- E-irsaliyelere verilen cevaplar ise alınan cevaplar sekmesi üzerinden izlenir. Bu adımlar uygulanarak e-irsaliye gönderme işlemi tamamlanmış olur.

 

DİA fatura modülü ile E Arşiv Portal uygulaması arasında haberleşmeyi sağlayan Yetkili Çözüm Ortağı “Er Yazılım” tarafından hazırlanan  “GIB E Arşiv Entegrasyon” ekranları ile  kolaylıkla E Arşiv faturalarını portale yükleyebilirsiniz. Portalden onaylanmış E Arşiv faturalarının DİA fatura listesinde onaylanmış belge numaraları ile güncellenmesini gerçekleştirebilirsiniz.

DİA Stok Cari Fatura [scf] modülüne sahip kullanıcıları; DİA Yetkili Çözüm Ortağı üzerinden de gerekli lisanslama ve kurulum adımlarının yapılmasının ardından hızlı ve sorunsuz şekilde E Arşiv Portal ile haberleşebilirler.

DİA Lisanslama ve Gereksinimler

  • DİA Sunucusu üzerinde “Stok Cari Fatura [scf]” özelliği olan lisansı bulunmalıdır. Elinizde ki lisansın uygunluğunu Yetkili İş Ortağı veya [email protected] üzerinden sorgulama işlemi yapabilirsiniz.
  • Entegrasyonun çalışmasının devamlılığını sağlayacak şekilde; “DİA Kontör” sunucuda bulunmalıdır. Kontör edinilmesi ilişkin Yetkili İş Ortağı veya [email protected]  üzerinden detaylı bilgiye ulaşabilirsiniz.
  • Sunucuda “Web Servis Kullanıcı Lisansı” bulunmalıdır. Elinizde ki lisansın uygunluğunu Yetkili İş Ortağı veya [email protected] üzerinden sorgulama işlemi yapabilirsiniz.
  • Entegrasyon kullanıcısı olarak; DİA “Kullanıcılar” ekranına “Web servis çağırabilir” yetkisi bulunan kullanıcı tanımlama yapılmalı ve kullanıcı detay yetkileri girilmelidir. Bu ekranda tanımlanacak bilgiler; “Er Yazılım DİA Entegre Çözüm Lisans Adımları” işlemlerinde gerekecektir.

Ne Kadar Kontör Harcar ? *

  • 1 E Arşiv fatura en fazla 1 kontör olarak
  • DİA birim setinin çekilmesi 0,25 kontör olarak
  • Fatura kalemi listesi çekilmesi 0,25 kontör olarak
  • Fatura listesinin çekilmesi 0,25 kontör olarak
  • Fatura kaleminde tevfikat var ise; stok kartından tevfikat kodu sorgulanması 0,25 kontör olarak
  • GİB’ de oluşan fatura numaraları başına 0,25 kontör olarak

*( Er Yazılım Bilişim tarafından ön görülmüştür.)

Er Yazılım Bilişim DİA Entegre Çözüm Lisans Adımları

  •  DİA Yetkili Çözüm Ortağı üzerinden vereceğiniz “Entegrasyon” siparişinde bildirilecek DİA Sunucu Adına (Üye Kodu) lisanslama yapılacaktır.
  • Sipariş onaylanmasının ardından; DİA Yetkili Çözüm Ortağı tarafından hazırlanma ve devreye alma süresi 15-30 dk şeklindedir.
  • DİA Yetkili Çözüm Ortağı  üzerinden gelecek “Kurulum tamamlandı” bilgilendirmesinin ardından belirtilen sunucu adı, ws (webservis) kullanıcı adı ve şifreniz ile giriş gerçekleştirebilirsiniz.
  • Sipariş onayı ardından; uygulama indirme linki ayrıca gönderilecektir.

E-Fatura Mükellefi Olmayan Müşterilere Faydaları Nelerdir ?

  • DİA üzerinden oluşturulan satış faturalarını portale ileterek; E-Arşiv portale manuel girişi önleyecektir.
  • E-Arşiv portalının verdiği fatura numaralarını DİA ‘ya aktarır.
  • Hatalı girişlerin önüne geçer ve zaman kazandırır.
  • Gelen E-Arşiv faturaların manuel olarak takibinde yaşanabilecek ortaya çıkacak hataları önleyerek; BA-BS Mutabakat ve KDV beyannamelerinin doğru, zamanında ve eksiksiz çıkmasına yardımcı olur.
  • Gelen tebligat görüntülenmesi sağlanır.

E-Fatura Mükellefi Olan Müşterilere Faydaları Nelerdir?

  • Uygulama ile kendisine kesilen E-Arşiv faturaları görüntüleyerek topluca indirme işlemi gerçekleştirebilir.
  • E-Arşiv faturaların manuel olarak takibinde ortaya çıkacak hataları önleyerek; BA-BS Mutabakat  ve KDV beyannamelerinin doğru, zamanında ve eksiksiz çıkmasını sağlar.
  • Gelen tebligat görüntülenmesi sağlanır.

 

DİA Sunucu ve Kullanıcı Bilgileri Giriş Ekranı

 

 

GIB E Arşiv Portal Giriş Bilgileri Ekranı

 

DİA Sunucu Birim Eşleme Ekranı

 

 

SMTP Ayar ve Yapılandırma Ekranı

 

 

DİA Faturalar Gelen Faturalar Ekranı

 

 

DİA Faturalar Giden Faturalar Ekranı

 

E-Tebligat

Gelir idaresi başkanlığı (GİB), Ticaret Bakanlığı, Kültür ve Turizm Bakanlığı, Vergi Denetim Kurul Başkanlığı tarafından gelen E-tebligatları görüntüleyebilir, indirebilir ve yazdırma işlemi yapabilirsiniz.

 

 

Genel Borç Bilgileri

Vergi dairesine olan geçici, kurumlar, KDV, motorlu taşıtlar, gelir vergisi gibi tüm vergi borçlarınızı görüntüleyebilirsiniz.

  1. E- FATURA TASARLAMA ARACI

E-Fatura Tasarlama Aracı ekranından e-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye tasarımlarımızı yapabiliriz.

1.1. E-Fatura Tasarlama

1.1.1. E-Fatura Genel Bilgiler

Mersis No bilgimizi ilgili kısımdan ekleyebiliriz.

Ticaret Sicil No yu ilgili kısımdan doldurulmasını yapabiliriz.

E-Faturalar için beş çeşit tasarımımız bulunmaktadır. Ön izleme ile çeşitleri görüntüleyip fikir sahibi olabilirsiniz.

Firmamıza ait logomuzu ilgili dosyamızdan tasarıma ekleyebilir.

Logomuzu seç butonu ile yüklemesini yapabilir, bu alanda ekleme yaparken logomuzun maximum 260 pixel değerinde olması konusunda dikkat etmeliyiz.

1.1.2. E- Fatura Kolon Tanımları

Kolon genişletme işlemi, ekleme işlemi, silme işlemlerini ve hane sayısı artırma azaltma gibi özellikleri kullanarak yeni tasarım elde edebilirsiniz.

1.1.2.1. E- Fatura Kolon Ekleme

Kolonlar alanından ekleyebileceğimiz bütün kolonların listesi otomatik olarak sayfa ekranına gelecektir. Araya kolon eklemek istediğimizde [CTRL+E] tuş kombinasyonu ile ekleyebilirsiniz.

*** Örneğin fatura kalemi not kısımı tasarıma ekleyelim. Öncelikle sistem parametresi efa.02.01-efa.02.06 parametreleri arasından ilgili kısımların seçilmesi gerekmektedir. Seçmiş olduğumuz kısmın adını XML karşılığı alanından seçebilirsiniz.

1.1.2.2. E- Fatura Kolon Genişliği

Kolon genişlikleri değerlerini kendimiz belirleyebiliriz. Bu kısımda dikkat etmemiz gereken nokta kolon genişlikleri toplamı 100 olmalıdır. Aksi durumda ilgi tasarımın sağ kısmında boşluk oluşacaktır.

1.1.2.3. E- Fatura Kolon Hassasiyeti

Kolon hassasiyeti bilgisini girerek ondalık alanında kaç hane gözükmesini istediğimizi ayarlayabiliriz.

1.1.2.4. E- Fatura Kolon Silme

 Var olan kolon veya kolonları silmek için X ile ilgili satırı sil şeklinde silme işlemini yapabiliriz.

1.1.3. E- Fatura Banka Bilgileri Tanımı

–Banka hesaplarımıza ilişkin banka adı, şube kodu, şube adı, hesap no,  döviz türü, swift kodu ve iban no bilgileri ilgili kısımlardan tanımlamalar gerçekleştirilir.

!!!! Hazırladığımız tasarımı çalışması tamamlandığında mutlaka ön izleme butonuna tıklayarak ekran üzerinde görüntüleyerek kontrolünü yapmalıyız.

Tasarımın yüklenmesi için ek dosyaya ekle butonu faydalanılabilir.

Tasarımızı dosya halinde bilgisayarımıza kaydetmek için ise dışarı aktar ile yolunu seçtikten sonra kaydedebiliriz.

1.2. E-Arşiv Tasarlama Aracı

Türümüzü e-Arşiv olarak seçeriz.

1.2.1. E-Arşiv Genel Bilgiler

Mersis No bilgimizi ve Ticaret Sicil No muzu ilgili kısımdan ekleyebiliriz.

E-Arşiv için beş çeşit tasarımımız bulunmaktadır. Ön izleme ile çeşitler hakkında fikir sahibi olabiliriz.

Firmamıza ait logomuzu ve imza kaşe bilgilerimizi ilgili dosyamızdan tasarıma yükleyebiliriz.

Bu alanda ekleme yaparken logomuzun maximum 260 pixel, kaşe imzamızın ise 190 pixel genişliğinde olmasına dikkat etmeliyiz.

1.2.2. E- Arşiv Kolon Tanımları

Kolon genişletme işlemi, silme ekleme işlemi, işlemlerini ve hane sayısı arttırma azaltma gibi özellikleri kullanarak yeni tasarım yapabiliriz.

1.2.2.1. E- Arşiv Kolon Ekleme

Kolonlar alanından ekleyebileceğimiz bütün kolonların listesi otomatik olarak ekranda yer alacaktır. Araya kolon eklemek istediğimizde [CTRL+E] tuş kombinasyonunu kullanmamız yeterli olacaktır.

*** Örneğin fatura kalemi not kısmı 2 yi tasarıma ekleyelim. İlk olarak sistem parametresi efa.02.01-efa.02.06 parametreleri arasından ilgili kısmın seçilmesi gerekmektedir. Seçmiş olduğumuz kısım adını XML karşılığı bölümünden seçebilirsiniz.

1.2.2.2. E- Arşiv Kolon Genişliği

 Kolon genişlikleri değerlerini kendimiz girebiliriz. Bu kısımda dikkat etmemiz gereken nokta kolon genişlikleri toplamı 100 olmalıdır. Aksi durumda ilgi tasarımın sağ kısmında boşluk meydana gelecektir.

1.2.2.3. E- Arşiv Kolon Hassasiyeti

Kolon hassasiyeti bilgisini girerek ondalık alanda kaç hane gözükmesini istediğimizi gireriz.

1.2.2.4. E- Arşiv Kolon Silme

 Var olan kolon veya kolonları silmek için X ile ilgili satırı sil şeklinde işlem yapabiliriz.

1.2.3. E- Arşiv Banka Bilgileri Tanımı

–Banka hesaplarımıza ilişkin şube adı, banka adı,  şube kodu, , döviz türü, hesap no swift kodu ve iban no bilgileri ilgili kısımlardan tanımlamalar gerçekleştirilir.

[Enter] tuşu ile alt satırlara geçerek istediğimiz hesapları tanımlamasını gerçekleştirebiliriz

!!!! Hazırladığımız tasarımı çalışması tamamlandığında mutlaka ön izleme butonuna tıklayarak ekran üzerinde görüntüleyerek kontrolünü sağlamalıyız.

Tasarımın yüklenmesi için ek dosyaya ekle butonu faydalanılabirir.

Tasarımızı dosya şeklinde bilgisayarımıza kaydetmek istersek dışarı aktar ile yolu göstererek kaydedebiliriz.

1.3. E- İrsaliye Tasarlama Aracı

Türümüzü e-İrsaliye olarak belirleriz.

 Öncelikli olarak E- Fatura tasarımı için kontrolleri sağlayalım.

1.3.1. E- İrsaliye Genel Bilgiler

Mersis No bilgimizi ve Ticaret Sicil No muzu ilgili kısımlarından ekleyebiliriz

E-İrsaliye için beş çeşit tasarımımız bulunmaktadır. Ön izleme ile çeşitler hakkında fikir sahibi olabiliriz.

Firmamıza ilişkin logomuzu ilgili dosyamızdan tasarıma ekleyebiliriz

Bu alanda ekleme yaparken logomuzun maximum 260 pixel değerinde olmasına dikkat edelim.

1.3.2. E- İrsaliye Kolon Tanımları

Kolon genişletme işlemi, ekleme işelmi, silme işlemlerini ve hane sayısı arttırma azaltma gibi özellikleri kullanarak yeni tasarım elde edebiliriz.

1.3.2.1. E- İrsaliye Kolon Ekleme

Kolonlar alanından ekleyebileceğimiz bütün kolonların listesi otomatik olarak ekrana gelecektir. Araya kolon eklemek istediğimizde [CTRL+E] tuş kombinasyonuna basmamız yeterli olacaktır.

*** Örneğin irsaliye kalemi not alanına tasarıma ekleyelim. Öncelikle sistem parametresi efa.05.09 – efa.05.17 parametreleri arasından ilgili kısmın seçilmesi gerekmektedir. Seçmiş olduğumuz kısım adını XML karşılığı bölümünden seçebilirsiniz.

1.3.2.2. E- İrsaliye Kolon Genişliği

 Kolon genişlikleri değerlerini kendimiz belirleyebiliriz. Bu kısımda dikkat etmemiz gereken nokta kolon genişlikleri toplamı 100 olmalıdır. Aksi durumda ilgili tasarımın sağ kısmında boşluk meydana gelecektir.

1.3.2.3. E- İrsaliye Kolon Hassasiyeti

Kolon hassasiyeti bilgisini girerek ondalık alanda kaç hane gözükmesini istediğimizi girebiliriz.

1.3.2.4. E- İrsaliye Kolon Silme

 Var olan kolon veya kolonları silmek için X ile ilgili satırı sil şeklinde işlem yapabiliriz.

1.3.3. E- İrsaliye Banka Bilgileri Tanımı

 —Banka hesaplarımıza ilişkin şube adı, banka adı, döviz türü, şube kodu, hesap no, swift kodu ve iban no bilgileri ilgili kısımlardan tanımlanması gerçekleştirilebilir. [Enter] tuşu ile alt satırlara geçerek istediğimiz hesapları gerçekleştirebiliriz.

!!!!! Hazırladığımız tasarımı çalışması tamamlandığında mutlaka ön izleme butonuna tıklayarak ekran üzerinde görüntüleyerek kontrolünü yapmalıyız.

Tasarımın yüklenmesi için ek dosyaya ekle butonu faydalanabiliriz.

Tasarımımızı dosya halinde bilgisayarımıza kaydetmek istersek dışarı aktar ile yolu göstererek kaydedebiliriz.

Genel Ayarlar

DİA’da ilk olarak, bütün e-Devlet işlemleri için geçerli olan genel ayarlamaların yapılmalıdır.

1-Firma Kartı

Vergi numarası, firma unvanı [aralarda boşluk bırakmadan, 10 karakter], adres bilgileri eksik bir bilgi kalmayacak şekilde belirtilmelidir. Firma türü alanı şahıs seçilen kayıtlar için işveren bilgileri bölümünden T.C. Kimlik No alanı doldurulmalıdır. Bu alan değeri 11 karakterden oluşmalıdır. Karakter aralıklarında herhangi bir boşluk, tire gibi ayraçların kullanımı yasaktır. Aşağıya örnekler eklenmiştir.

2- Birimler

DİA’ da fatura oluşturulacağı zaman kullanılan stok kartı birimlerinin e-faturadaki karşılıkları düzgün bir biçimde tanıtılmalıdır.

E-FATURA UYGULAMASI

DİA’DA E-FATURA AYARLARI İÇİN YAPILMASI GEREKENLER

  1. Cari Kartlar
    E-fatura yalnızca sisteme kayıt edilmiş firmalar arasında kesilebilmektedir. E-Fatura kullanıcısı olmayan bir firmaya e-fatura kesmek yanlış bir hamle olur. Aynı şekilde e-fatura kullanıcısı bir firmaya kağıt ortamında fatura da kesmenin bir farkı yoktur. Bunun için DİA’da cari kartlar içerisinde ilgili cariye e-fatura kesilip, kesilemeyeceğini belirtebilirsiniz. 2 farklı e-fatura gönderim senaryosu vardır, ticari senaryo ve temel senaryo. Cari kart içerisinde e-fatura carisi olduğunu tanımlarken hangi senaryonun kullanılacağı isteğe bağlıdır.

Temel Senaryo: Karşı tarafın gelen faturayı geri çevirme gibi bir durumu söz konusu değildir. Fakat iade faturası kesebilir.

Ticari Senaryo: Karşı taraf, tarafına fatura ulaştıktan sonra faturayı kabul edebilir yada reddedebilir. Faturanın kabul ve red durumlarını sistemden izleyebilirsiniz. Cari kart tanımında adres bilgileri (ülke adı dahil), e-mail, web adresi, vergi numarası veya TC kimlik numarası eksiksiz bir şekilde belirtilmesine önem verilmelidir.

  1. Stok ve Hizmet Kartları
    Özel vergili faturalar kesiyorsanız, faturada kullanılmak istenen stok ve hizmet kartları için ayrı olarak özel vergi UBL-TR kodları atfedilmelidir. Fatura kalemlerinde 2 farklı özel vergi tanımı yapılabilmektedir. Bu durumda e-fatura oluşturulurken;
    • Özel vergi için “e-Fatura ÖV Kodu 1” kullanılırken,

2. özel vergi için “e-Fatura ÖV Kodu 2” tanımlarının kullanılacaktır.

3- Kayıt Numara Şablonunun Oluşturulması

E-Fatura kullanılırken normal kağıt fatura da kesmekte mümkündür. Yalnız e-faturaların numaraları farklı bir seriden takip edilmektedir. Kayıt numara şablonlarından yeni bir şablon seçilmelidir ve bu şablonda “E-Fatura” alanı “Evet” olarak gösterilmektedir. e-Fatura serileri 16 karakterden oluşmalıdır. İlk 3 hanesi özel bir yazı bölümü içerir. “FYS”, “GIB”, “001” gibi. Sonraki 4 hane yılı belirtir. Sonraki 9 hane de sırasıyla devam edecek numaradır.

4.Fatura

Seçilen cari e-fatura kullanıcısı ise, faturaya cari kartta belirtilmiş olan e-fatura senaryosu gelecektir. İlaveten e-fatura serisi, fatura numarasına otomatik işlenecektir. İşlem yapılan carinin ödeme planı alanı da dolu olmalıdır. E-Fatura olarak kesilen faturalar yazdırılmaya çalışıldığında, sistem bilgilendirme için kullanıcıyı uyaracaktır. Bu faturaların matbu kağıtlara baskısı alınması uygun değildir.

E-FATURALARIN HAZIRLANMASI

Fatura modülünden eklenen ve e-fatura olarak işaretlenmiş faturalar, “Bekliyor” durumuna getirilerek, “e-Fatura—>Giden Kutusu” kısmında “Gönderilecek Faturalar” sekmesine düşmesi beklenmektedir. Bu sekmeye düşen faturaların imzalanarak taslak oluşturulması gerekmektedir. E-fatura oluştur seçeneğine tıklanarak DİA sistemine kayıt edilmiş olan faturalar, e-faturaya dönüştürülür.

E-Faturanın oluşturulma aşaması şöyledir:

  • DİA faturalarından, e-fatura XML formatı oluşturulur.
  • Faturalar mali mühür ile imzalanır.
  • İmzalanmış olan faturanın mali mührünün geçerliliği kontrol edilir.
  • E-faturalar XSD kontrolünden geçirilir.
  • E-faturalar Şematron kontrolünden geçirilir.
  • Kontrolleri başarıyla tamamlayan e-faturalar DİA’ya kaydedilir.

Sürecin işleyişi ve oluşan hatalar log ekranından takip edilebilmektedir.

 

E-FATURALARIN GÖNDERİLMESİ


Oluşturulmuş e-Fatura taslakları, e-fatura gönder seçeneği ile GİB’e gönderilir. Gönderilmiş faturaların takibini fatura listesinden de takip edebilirsiniz.

GELEN E-FATURALARIN DİA’YA AKTARILMASI


E-fatura gelen kutusu ekranına gelen e-faturalar, faturaya aktar butonu ile alım faturası olarak işlenebilmektedir.

E-Fatura görüntüle seçeneği ile varsayılan tarayıcıda e-fatura görüntülenebilir.

E-ARŞİV UYGULAMASI

>>> E-Arşiv Fatura için yapılması gerekli olan ayarlar aşağıda yer aldığı şekildedir;

1- E-Arşiv Fatura oluşturulmasından önce öncelikli olarak yapılması gereken ön ayarlar nelerdir ?
2- E-Arşiv fatura tasarımları sunucunuza nasıl yüklenir?
3- E-Arşiv açıklamalarına tutar ile net yazı değeri nasıl eklenir?
4- E-Arşiv satır alanında stok kart kodunu görüntüleme nasıl yapılır?
5- E-Arşiv faturalarımız için numara şablonunu nasıl oluşturabiliriz?

1- E-Arşiv Fatura oluşturulmasından önce öncelikli olarak yapılması gereken ön ayarlar nelerdir?

Firmalar liste ekranı üzerinde e-Arşiv fatura entegrasyonu gerçekleştirilecek olan kayıt seçilerek [F5] Değiştir butonuna tıklanır. E-Devlet üst menü kısmında E-Arşiv Kullanıyor alanı seçilir. Entegratör alanı DİA değeri olarak tanımlanır ve Ws Kullanıcı Adı, Ws Şifre değerleri yazıldıktan sonra [F5] Test Et butonuna tıklanır. Eğer bilgiler doğru ise başarılı uyarısı karşınıza gelecektir. Yanlış ise bilgileri gözden geçirmeniz gerekir. [F2] Kaydet butonuna basarak kaydedebilirsiniz. Aşağıda örneği verilmiştir.

NOT: Kullanıcı bilgileriniz tarafınıza e-mail ile gönderilecektir.

2- E-Arşiv fatura tasarımları sunucunuza nasıl yüklenir?

Tarafınıza gelen .XSLT uzantılı dosyayı e-mailinizden bilgisayarınıza indirmelisiniz. Yüklenen dosyayı DİA programınızdaki Firmalar <sis3000> sayfasında ilgili firma seçilerek [F5] Değiştir butonuna tıklanır. Açılan sayfada yer alan üst menüde [6 E-Devlet] sekmesi açılır. Default XSLT alanındaki büyüteç işaretine tıklanır.

Açılan liste ekranında dosya yüleme sayfasını açmak için [F4] Ekle butonuna tıklanır. Dosya Seç butonuna basıldıktan sonra bilgisayarınızda kayıtlı olan .XSLT uzantılı dosya seçilmelidir. Açıklama bilgisi de eklendikten sonra [F2] Kaydet butonuna tıklanır.

Tasarım dosyanız liste ekranında görünmelidir. [F2] Seç butonuna basarak tasarım seçme işlemini uygulamış olacaksınız.

Tasarım dosyası Firmalar <sis3000> sayfasının 6 E-Devlet bölümünde aşağıda belirtildiği gibi görüntülenecektir. [F5] Kaydet butonuna basarak tasarımı kaydetmeyi unutmamalısınız.

Fatura listesi <scf2220> kısmından oluşturacağınız e-arşiv faturaları artık bu tasarım ile kaydedilmiş olacaktır. [F8] Yazdır alt menüsü açılarak Fatura seçeneği seçildiğinde e-arşiv faturanızı ön izleyebilirsiniz.

3- E-Arşiv açıklamalarına tutar değeri ile net yazı nasıl eklenir?

DİA programınızda Sistem Parametrelerinde  <sis0100> ekranındaki efa.01.01 – efa.01.06 not kısımlarından bir tanesinin değeri kısmına [netyaziile] yazısını eklemeniz durumunda e-arşiv faturanızın açıklama alanında yazı ile tutar değeri görünmelidir.

Bu alan eklendikten sonra e-arşiv açıklama alanında örnekteki gibi görünecektir.

4- E-Arşiv satır kısmında stok kart kodunu nasıl görüntüleme işlemini nasıl yapabilirim ?

E-arşiv satır kısmında stok kart kodunu görüntülemek için DİA programımızın Sistem Parametreleri içerisinde <sis0100> sekmesindeki efa.02.01 Description Değer kısmına Kart Kodu seçeneğini işaretleyerek kaydetmelisiniz.

Bu alan eklendikten sonra e-arşiv satır alanlarında aşağıdaki gibi görünecektir.

5- E-Arşiv faturalarımız için numara şablonunu nasıl oluşturabiliriz?

İlk olarak DİA masaüstü programınızdan genel açıklamalar altındaki Kayıt Numara Şablonları <sis0300> sayfasını açmalısınız. [F4] Ekle butonuna tıklayarak ilgili alanları doldurmalısınız. E-arşiv faturalarınız için tanımlanan numara 16 haneden oluşmaktadır.

E Arşiv Normal ve E Arşiv İnternet tasarımları 2 farklı şablon olarak kaydedilir.

  • Genel bilgiler bölümünden açıklama yazılır.
  • Filtreler bölümünde Türü alanı Satış Faturaları – Fatura No değeri seçilir. E-Arşiv kısmı Evet seçilir. E-Arşiv alanı evet seçildiğinde bu alanın altında bulunan E-Arşiv Tipleri değerleri görünmelidir. E arşiv Fatura tipine göre seçim yapılarak şablon oluşturulmalıdır. E Arşiv Normal için ayrı, E Arşiv İnternet için ayrı şablonlar oluşturulmalıdır. İki E-Arşiv tipi için aynı şablon kullanılacak ise Hepsini seç kısmı işaretlenir.

Firma alanı e-arşiv entegrasyonu belirlenen firma seçilmesi gerekmektedir. Filtreler alanındaki diğer ölçütler doldurulması zorunlu olmayan, müşteri isteğine bağlı seçeneklerdir.

  • Numara kısmındaki Yazı kısmı alanı daha çok firmanızı temsil eden harfler olarak eklenmektedir. Yazı kısmı alanına ayrıca yıl bilgisi eklenmelidir. Misal; DİA firması için DİA2020 değeri eklenmelidir. Şablon örnekleri aşağıda verilmiştir.

[F2] Kaydet butonuna tıkladığınız zaman fatura ekleme kısmında aşağıdaki şekilde görünecektir. Her fatura eklendikten sonra numaralarınız bu ekranda sıralanmış olarak görünecektir.

Oluşturulan e-arşiv faturaları e-devlet uygulaması altında e-arşiv giden kutusu modülünde görüntülenebilmektedir.

Kaydedilen e-arşiv faturaları öncelikle Gönderilecek faturalar alanından takip edilebilir. Bu alanda Entegratöre Gönder seçeneği ile faturaların gönderimi sağlanmaktadır. E-arşiv görüntüle opsiyonu ile ilgili e-arşivler görüntülenebilir.

Gönderilen e-arşiv faturalarının son durumu giden kutusunda görülebilmektedir.

E-İRSALİYE UYGULAMASI

E-irsaliye nedir?

E-İrsaliye programı, kağıt ortamda düzenlenmekte olan “sevk irsaliyesi” nin elektronik ortamda düzenlenmesi, iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi için gerekenleri içinde barındıran, geniş kapsamlı bir programdır.

DİA içerisinde yapılması gereken e-irsaliye ayarları nelerdir?

1-Lisans işlemlerinin tamamlanmasından sonrası Firma kartı içerisinde gerekli belirlemelerin yapılması sağlanır. Firma Detayı dahilinde bulunan e-devlet kısmında e-irsaliye kullanıyor alanı işaretlenmelidir. Onun altında bulunan ENT kullanıcı adı, ENT şifre, gönderici birim etiketi ve posta birim etiketi kısımlarının doldurulması gerekmektedir.

2-Diğer e-devlet işlemlerindeki gibi, kayıt numara şablonları içerisine e-irsaliye belge numarası için numara tanımlaması yapılır. Satış irsaliyeleri ve aynı zamanda gelen irsaliyelerin sisteme kayıt edilmeleri sırasında oluşacak numaralar için iki adet kayıt numara şablonu oluşturulmalıdır. Aşağıda örneklendirilmiştir.

3- Perakende veya toptan satış irsaliyesi kayıt geçmişi irsaliye ekleme alanında aşağıda verilen örnekteki gibi gösterilecektir. İrsaliye senaryosu cari seçiminden sonra otomatik olarak ekranda görülecektir. Tipi alanı ise sevk veya matbu olarak seçilmelidir. Sevk olarak işaretlenen irsaliyeler, ilgili pk adresine mail olarak gönderilecek. Matbu tipi seçildiğinde ise matbudan basım işlemi gerçekleşecektir.

4-İrsaliye Genel bilgileri oluşturulduktan sonra, Diğer kısmındaki araç veya kargo bilgileri boş bırakılmamalıdır. Gönderim sevk aracı ile gerçekleşiyor ise araç bilgilerinin, kargo ile sağlanıyor ise kargo bilgilerinin doldurulması gerekmektedir. İki şekilde de kargo bilgileri altındaki gönderim tarihi alanın doldurulması gerekmektedir.

4.1-Araç bilgileri alanındaki sürücü T.C. kimlik numarası alanının doldurulması zorunludur.

Oluşturulan irsaliyeler nasıl gönderilir?

1- Oluşturulan irsaliyeler e-devlet uygulamasında, e-irsaliye giden kutusu kısmında görülebilmektedir.

2- Kayıt edilen irsaliyeler öncelikle Gönderilecek irsaliyeler kısmında görülebilir. Bu ksımda irsaliye oluştur seçeneği ile irsaliyelerin e-irsaliye taslakları oluşturulur.

3-Oluşturulan e-irsaliye taslakları bu alanda e-irsaliye görüntüle butonu tıklanarak görüntülenebilir. Entegratöre gönder tuşu ile e-irsaliyeler gönderilebilir.

4-Gönderilmiş olan e-irsaliyelerin son durumları giden kutu kısmında görüntülenebilir. Bu alanda da e-irsaliye görüntüle butonu ile e-irsaliyeler incelenebilir.

5- Alınan cevaplar sekmesinden E-irsaliyelere verilen cevaplar görüntülenebilir. Bu adımlar sonrasında     e-irsaliye gönderme işlemi başarıyla bitmiş olur.

E-MÜSTAHSİL UYGULAMASI

E-Müstahsil makbuzu, defter takibi yapan toptancıların yada çiftçilikle uğraşanların, defter takibi yapmayan çiftçilerden satın aldıkları ürünler karşılığında düzenledikleri elektronik belgeye verilen ad tanımlamasıdır. E-Fatura uygulamasına geçmek zorunda kalan mükelleflerden faaliyetleri gereği aynı zamanda müstahsil makbuzu düzenlemek zorunda olanlar, 01/07/2020 tarihine kadar (2020 ve sonrasında gelen yıllarda e-Fatura uygulamasına geçen ve müstahsil makbuzu oluşturma zorunluluğu bulunan mükellefler e-Fatura uygulamasına geçiş zaman zarfı içinde) yapılması gereken başvuruları yaparak e-Müstahsil Makbuzu uygulamasına geçiş yapmak durumundadır.

DİA içerisinde yapılması gereken  E-Müstahsil tanımları nelerdir?

1-E-Müstahsil makbuzu oluşturulacak carinin, cari kartına e-posta belirlemesi yapılır ve e-fatura senaryosu olarak e-müstahsil makbuzu işaretlenir.

2- Cari kart içindeki müstahsil kısmında bulunan müstahsil parametreleri uygulansın seçeneği işaretlenerek, alt tarafta bulunan kısımlar doldurulmalıdır. Bu kısma girilen komisyon oranı, ilgili cari ile işlem yapıldığında faturaya otomatik olarak yansıyacaktır.

3- Cari listesi içerinden fatura-alım-müstahsil makbuzu seçeneği ile fatura kısmına geçiş yapılır. Geçilen ekrana, aynı zamanda fatura modülünden de ulaşılabilir.

4- Fatura bölümüne cari ile ilgili bilgiler otomatik olarak yansır. 

5-Fatura sekmesinde bulunan stopaj kısmındaki alanlar el ile doldurulabilir. Önceden cari karta belirlenen komisyon oranı fatura çıktığı zaman otomatik olarak eklenmektedir.

6-Stopaj alanındaki ki bilgilerin önceden tanımlanmış olarak gelmesi isteniyor ise sistem parametreleri ekranındaki stopaj başlığı altındaki parametrelerin tanımlanması zorunludur. Burada belirtilmiş olan bilgiler faturaya otomatik olarak eklenilmektedir.

7-Sistem parametreleri kısmında e-müstahsil makbuzu parametreleri ve e-müstahsil makbuzu kalem parametreleri kısımlarından ilgili faturada görmemiz gereken fatura genel ve fatura kalem bilgileri önceden tanımlanmış olarak kayıt edilebilir.

8-Sistem parametreleri kısmında müstahsil parametrelerinden kişi türündeki carilere de Katma Değer Vergisi oranı ve Kuruluş türündeki carilere de Katma Değer Vergisi Oranı parametreleri önceden tanımlanmış olarak kayıt edilebilir.

9-Fatura ile ilgili stopaj ve genel kısmındaki ki bilgiler belirtildikten sonra ilgili faturayı kaydet seçeneği ile kayıt edilir.

10- Kayıt edilen fatura e-devlet modülü e-müstahsil giden kutusu kısmında bulunan Gönderilecek faturalar kısmı altında görülebilmektedir. Entegratöre Gönder opsiyonu ile e-müstahsil makbuzu iletilir.

11-İletilen e-müstahsil makbuzunun vaziyet bilgisi giden kutusu ekranından takip edilebilir.

E-SMM UYGULAMASI

Serbest Meslek Makbuzu, serbest meslek sahipleri (Veteriner hekim, Mimar, Yazar vb.) tarafından düzenlenmekte olan, mesleki hareketleriyle ilgili yapılan işlerin ve bu işlerin miktarı ve fiyatları gibi bilgileri gösteren belgedir.

Serbest meslek sahipleri tarafından mesleki hareketlerine ilişkin tahsilatları için kurulan serbest meslek makbuzunun elektronik ortamda takip edilebilmesi için, 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 236’ ncı maddesine göre hazır durumda kağıt ortamda oluşturulmakta olan “serbest meslek makbuzu”nun, elektronik belge olarak elektronik ortamda oluşturulması, muhatabının talebi doğrultusunda elektronik veya kağıt ortamda gönderilebilmesi, elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilebilmesi ve Başkanlığa elektronik ortamda raporlandırılabilmesine ilişkin düzenlemeye “e-Serbest Meslek Makbuzu” denilmektedir.

 

DİA içerisinde yapılması gereken E-SMM tanımları nelerdir?

Lisans işlemleri tamamlandıktan sonra Firma kartı içerisinde gereken belirlemeler yapılır.

Kayıt numara şablonları arasında E-SMM belge numarası için numara tanımlaması yapılır.

İşletme Hesap fişleri listesinden Ekle tuşuna tıklanarak Gelir fişi seçilir.

Hesap kodu kısmından Hesap kartı oluşturularak, E-SMM belgesi oluşturularak Şahıs/Firma bilgileri girilerek fiş içerisinde seçim yapılır.

Hesap kartı seçildikten ve açıklaması girildikten sonra Belge Türü olarak e-Serbest Meslek Makbuzu türü işaretlenir Satış türü, belge türü seçimi ile Matrah/Mal Hizmet Bedeli kısmına ve gereken yerlere veri girişi işlenir. Stok/Hizmet kodu kısmından kod seçimi yapılarak fiş girişi başarıyla bitirilir.

Girişi tamamlanan gelir fişi  E-Devlet kategorisi kısmından E-SMM kısmı tıklanarak giriş tamamlanır.

E-serbest meslek makbuzu giden kutusu kısmı (efa2200) Gönderilecek makbuzlar kısmında gönderilecek makbuzlar sekmesinde görülebilir.  Gerekli kontroller tamamlandıktan sonra seçilen makbuzlar Entegratöre Gönder butonuna tıklanarak gönderim işlemi başarıyla tamamlanır.

Entegratöre gönderimi tamamlanmış olan E-SMM makbuzları Giden Kutusu sekmesinden izlenilebilir. Gönderilen makbuzlar önce Entegratöre İletildi olarak görülmektedir. Raporlama işlemleri bitirilen E-SMM makbuzlarının vaziyetleri de raporlandı olarak görülebilmektedir.

E-SMM makbuzları entegratöre gönderme işlemi bitirildikten sonra pdf olarak kaydedilmektedir. Entegratöre gönderilmemiş makbuzlar pdf olarak kayıt edilmemektedir.

İletilen fatura aşağıdaki etaplardan geçmekte ve her etapta belirtilen durum kodlarını almaktadır:

  • Gönderen ekip SENDERENVELOPEtüründe içerisinde FATURA belgesi olan zarfı düzenler ve Merkez Birime iletir.
  • Bu zarf Merkez Birimde kuyruğa eklenir. Burada zarfın vaziyeti 1000 “ZARF KUYRUĞA EKLENDİ” haline gelir.
    Daha sonrasında kuyrukta sırasıyla zarflar işlenmeye başlar. Burada zarfın vaziyeti 1100 “ZARF İSLENİYOR” haline gelir.
  • Zarf çeşitli işlemlerden (şema ve schematron kontrolü) geçirilir, eğer bu durumda bir hata oluyorsa zarfın vaziyeti ilgili durum kodu şekline gelir. İşlenme sırasındaki hatalara ait durum kodları 1100 ile 1200 arasında değişmektedir. Eğer bu durumda bir hata oluşmuşsa (içerisindeki faturalar geçersizdir, iptal faturası gibidir) zarfın vaziyeti sistem yanıtı ile Gönderici Birime iletilir. Zarf iletiminde bir sonraki seviyeye geçilmez. Hata kodu işlendikten sonra ilgili zarftaki faturalar ileticinin entegrasyon veya özel entegrasyon kullanıcıları olması halinde aynı Fatura ID’siyle yeniden iletilmesi denenmelidir. İleticinin portal kullanıcısı olması halinde Zarf Bazında Listeleme alanındaki ilgili zarfa ilişkin (hata alındıktan 24 saat sonra ekrana gelecek olan) TEKRAR GÖNDERdüğmesi tıklanarak faturanın başka bir zarf ile tekrar iletilmeye çalışılması denenir.
  • Zarf işlenmiş, kontrollerini tamamlamış ve merkez sistemde bir hata raporu oluşmadıysa zarfın durumu 1200 “ZARF BAŞARIYLA İŞLENDİ” olmaktadır. Bu aşamada zarfın durumu sistem cevabı ile Gönderici Birime iletilir. Gönderim esnasında bir hata oluşsa dahi bir sonraki aşamaya atlanır.
    Merkez birim zarfı posta kutusuna iletir. İletimin başarılı bir şekilde tamamlanmasının ardından ilk olarak zarfın merkezdeki durum kodu posta kutusundan sistem tarafından yanıt gelene kadar 1220 “HEDEFTEN SİSTEM YANITI GELMEDİ” olur.
  • Bu zarfta yer alan faturalardan biri ile yeni bir zarfın tekrar iletilmesi durumunda yeni gönderilen zarf 1163 “GÖNDERİLEN ZARF SİSTEMDE DAHA ÖNCE KAYITLI OLAN BİR FATURAYI İÇERMEKTEDİR” durum kodunu içeren sistem cevabını alacaktır. 1163 durum kodunu alan zarfın içerisindeki faturalar geçerli değildir, iptal faturası tarzındadır.
  • İletim sırasında bir hata meydana gelmesi halinde zarf 1210 “DOKÜMAN BULUNAN ADRESE GÖNDERİLEMEDİ” durum kodunu alır. Bu durum alıcının sistemine erişim sağlanamadığından dolayı olmaktadır. Alıcıyı sistemini düzeltmesi için hata ayrıntısını da dahil ederek uyarınız. 1210 vaziyet kodunun alındığı andan itibaren Merkez birim aynı zarfı 3 defa daha iletmeyi dener. 3 deneme saat 06.00 ve 18.00’da sırayla denenir.
    Son denemede (dördüncü deneme) zarfın alıcıya gönderimi hala başarılı olarak tamamlanamadıysa zarfın vaziyeti 1215 “DOKÜMAN GÖNDERİMİ BAŞARISIZ. TEKRAR GÖNDERME SONLANDI” durum kodunu alır. 1215 durum kodunun alınmasından sonra ilgili zarftaki bütün faturalar ileticinin entegrasyon ya da özel entegrasyon kullanıcıları olması vaziyetinde aynı Fatura ID’siyle tekrar iletilmelidir. İleticinin portal kullanıcısı olması vaziyetinde Zarf Bazında Listeleme alanındaki ilgili zarfa ait TEKRAR GÖNDER düğmesi tıklanarak faturanın farklı bir zarf ile tekrar iletilmesi denenir. 1215 hatasını alan zarfın içerisindeki faturalar kabul edilmez ve geçersizdir, iptal faturası tarzındadır. Alıcının sistemini düzeltmediği durumda bu durum bu şekilde sürmektedir. Sonrasında eğer alıcı sistemini düzeltmemişse iletici tekrar gönderimde bulunduğunda bir 4 iletimlik süreç daha başlayacaktır. 1215 durum kodu;

alınmadan önce iletici birimin bu zarftaki faturalar içerisinden herhangi birini yeni bir zarf ile yeniden iletmeyi denemesi durumunda yeni iletilen zarf 1163 “GÖNDERİLEN ZARF SİSTEMDE DAHA ÖNCE KAYITLI OLAN BİR FATURAYI İÇERMEKTEDİR” durum kodunu içeren sistem cevabını görecektir. Bu nedenle 1210 vaziyetinin 1215, 1220, 1230 ya da 1300’e dönmesi beklenmeli ve öncesinde aynı faturanın tekrar iletimi başlatılmamalıdır. 1163 “GÖNDERİLEN ZARF SİSTEMDE DAHA ÖNCE KAYITLI OLAN BİR FATURAYI İÇERMEKTEDİR” durumu aynı fatura numarası ya da ETTN numarası ile daha önce iletim (yükleme) yapıldığı durumlarda oluşur. (farkında olmadan aynı fatura veya ETTN numarası ile ikinci kez iletim yapmaya çalışıyor olabilirsiniz. Gerekirse tüm fatura numaralarınızı ve ETTN numaralarınızı gözden geçiriniz.)

  • Merkez birimin tekrar iletim çalışmalarından herhangi birinin başarılı olması halinde merkezdeki zarfın vaziyet kodu posta kutusundan sistem yanıtı gelene kadar 1220 “HEDEFTEN SİSTEM YANITI GELMEDİ” şeklinde olur.
  • Hedeften sistem cevabının 1200 “ZARF BAŞARIYLA İŞLENDİ” durum kodu ile gelmesi durumunda Merkezde 1220 durum koduyla bekleyen zarfın yeni durumu 1300 “BAŞARIYLA TAMAMLANDI” olur. Hedef sistemden 1200 durum kodu haricinde zarfın başarısız iletilmeye çalıştığına dair bir kod dönülmesi durumunda Merkezde 1220 durum koduyla bekleyen zarfın yeni hali 1230 “HEDEFTEN SİSTEM YANITI BAŞARISIZ GELDİ” olur. 1230 durum kodunun iletildikten sonra ilgili zarftaki faturalar ileticinin entegrasyon ya da özel entegrasyon kullanıcıları olması durumunda aynı Fatura ID’siyle tekrardan iletilmesi denenmelidir. İleticinin portal kullanıcısı olması halinde Zarf Bazında Listeleme alanındaki ilgili zarfa aitTEKRAR GÖNDER butonuna tıklanarak faturanın farklı bir zarf ile yeniden iletilmesi denenir. GİB Portal kullanıcılarının arşive kaldırdıkları faturalar yeniden iletilememektedir. Bu durumda yeni fatura ID’si ile tekrar fatura düzenlenmesi ve bu hatalı faturaların gelen/iletilen faturalarla birlikte kaldırılması gerekir. Tekrar oluşturulan faturalarda önceden hata gelen fatura numarasına ve hata nedenine ilişkin bilginin faturanın not alanına eklenmesi önerilir. Arşive saklanan ticari faturalara kabul / ret cevabı verilmemektedir. Süresi içerisinde cevap gönderilmeyen ticari faturalar kanuna göre kabul cevabı almış sayılmaktadır. Bu sebeple faturanızla işiniz tamamen bittikten sonra arşive kaldırma işlemini unutmamaya özen gösteriniz. Zarfın vaziyeti 1300 “BAŞARIYLA TAMAMLANDI” olmasına rağmen alıcı faturayı göremediğini söylüyorsa bile zarf alıcının sistemine başarıyla iletilmiş ve alıcı zarfı başarıyla düzenleyip işlediğini GİB’e bildirmiştir. Bu sebeple zarftaki faturalar geçerli sayılmaktadır.

1220 “HEDEFTEN SİSTEM YANITI GELMEDİ” durum kodunda alıcı zarfı sistemine işlediğini GİB’e bildirmiş fakat zarfı sorun çıkmadan işleyip işleyemediğine dair olumlu ya da olumsuz bir cevap vermemiştir. Bu konuda alıcı ile münakaşa ediniz. Alıcı zarfı sistemine aldığını bildirdiğinden dolayı zarfı ve içindeki faturaları kendi sisteminde bulmak zorundadır. Bu vaziyetteki zarfların içerisindeki faturaların yeniden iletilmesi mükerrer gönderim olacağından 2. kez iletilmeye çalışılmaması gerekmektedir.

Eğer 1210 vaziyet kodu alınıyorsa alakalı ilgili en fazla 4 iletim denenmektedir. İlki ileticinin iletip GİB’den geçerek alıcıya iletildiği vakittir. 1210 durumu alınırsa GİB aynı zarfı 3 defa daha iletmeyi dener. 3 deneme saat 06.00 ve 18.00’da sırasıyla denemektedir. Yeniden iletim zamanları 06.00 ve 18.00’dadır. Bunlardan hangisi ilk iletim zamanına yakın ise, o saatten başlanır.

  • Misal ileticinin gönderimi;
    • iletim: 2014.02.21 Saat 14 civarı
    • iletim: 2014.02.21 Saat 18 civarı
    • iletim: 2014.02.22 Saat 06 civarı
    • iletim: 2014.02.22 Saat 18 civarı
  • Veya göndericinin iletimi;
    • iletim: 2014.02.21 Saat 02 civarı
    • iletim: 2014.02.21 Saat 06 civarı
    • iletim: 2014.02.21 Saat 18 civarı
    • iletim: 2014.02.22 Saat 06 civarı

1181 (VKN/TCKN/ETİKETBİLGİSİ) ikilisine ilişkin adres bilgisi bulunamadı, Bu hatada zarfın içerisinde yer alan faturalar alıcıya ulaşmamıştır. Bu sebeple ilgili kontroller sağlanarak doğru şekilde tekrar fatura iletilmesi gerekmektedir.

GİB tarafından 13.08.2015’de yayınlamış olan duyuruya göre, UBL 2.1 tabanı kullananUBL-TR 1.2 formatına geçiş işlemi 15 Eylül 2015-Saat 10:00’da tamamlanacaktır. Bu tarihten sonra iletilen eski formatlı faturalar GİB tarafından kabul görmeyecektir.

Belirtilen saat ve tarihte muhasebe sisteminiz güncellenecektir. Bu sebepten dolayı 14 Eylül 2015 günü veya öncesinde oluşturulan faturalarınızı en geç 14 Eylül 2015 saat 23:59’a kadar imzalayıp iletmiş olmalısınız. 15.09.2015 Saat:10:00 da gerçekleşecek güncelleme sebebiyle bugüne ait işlemlerinizi öğleden sonra gerçekleştirmenizi tavsiye ederiz.

UBL-TR 1.2 de gerçekleşen değişiklikler sebebiyle fatura kesiminde dikkatli olunması gereken konular ve DİA Sisteminde fatura keserken eklenen özellikler aşağıda örneklerle belirtilmiştir.

Fatura tipleri, faturaların düzenleme amacına göre sınıflandırılmıştır.

Her çeşit mal ve hizmet satışlarına ilişkin;

  • Oluşturulan faturalar için “SATIS” değerini;
  • Bir malın iadesi amacı ile alıcı tarafından oluşturulan faturalar ise “IADE” değerini;
  • Tevkifat içeren faturalar için “TEVKIFAT” değerini;
  • Vergi istisnası içeren faturalar için “ISTISNA” değerini;
  • Özel matrah faturaları için “OZELMATRAH” değerini;
  • İhraç kayıtlı satışlar ile DİİB ve geçici kabul rejimi niteliğindeki satışlar için düzenlenen faturalarda “IHRACKAYITLI” değerini alacaktır.

Fatura türü iade olarak belirlendiyse, fatura türü olarak ise İADE seçilmelidir.

Fatura tevkifatlı fatura ise fatura tipi ”TEVKİFAT” olarak belirlenmelidir. Stok kart içerisindeki tevkifat kodu belirlenerek tevkifat oranının otomatik olarak eklenmesi sağlanmalıdır.

Faturada istisna uygulanacak ise fatura tipi “İSTİSNA” olarak tanımlandıktan sonra işlem yapılmalıdır. İstisna seçimlerinde muafiyet kodu belirlenerek nedenin otomatik olarak gelmesi sağlanmalıdır.

Fatura içerisinde özel matrahı ilgilendiren bir vaziyet varsa fatura tipi ”ÖZEL MATRAH” oalrak belirlenmelidir. Özel Matrah olarak belirlendiğinde Muafiyet Kodu seçildiğinde sebebi otomatik olarak gelmektedir.

“UBL Versiyon” ve “Tip Kodu” seçenekleri, e-Fatura Gelen Kutusu ekranı kolonlarına eklendi.

“e-Fatura Tipi“, “Muafiyet Kodu” ve “Muafiyet Sebebi” seçenekleri ise, e-Fatura Giden Kutusu ekranı kolonlarına eklendi.

  • UBL versiyon değeri 2.1 yapıldı. (cbc:UBLVersionID elemanı)
    Özelleştirme numarası TR1.2 yapıldı. (cbc:CustomizationID elemanı)
  • Sistem parametrelerine InvoicePeriod-Start Date – InvoicePeriod-End Date parametreleri eklendi. (Zorunlu Değil)
  • Xml ksımındaki TRL olarak gözüken para birimi TRY olarak değiştirildi.
  • İadeye kaynak olan fatura bilgileri için elemanlar eklendi. (cac:BillingReference elemanı altında cac:InvoiceDocumentReference olarak belirtiliyor.)
  • Tevkifatlar KDV alanlarından ayrıldı. (cac:WithholdingTaxTotal elemanı altında takip ediliyor.)

DİA Entegrasyonu ile e-Fatura Alma

Entegrasyon metodu ile e-Fatura alımı yapmak için şu etaplar izlenir.

Kesilmiş olan e-fatura, eğer portalden kesilmiş ise sağ alt kısımdaki “Dosyadan Yükle” sçeneği kullanılarak xml dosyası seçilerek fatura içeri alınır. Entegrasyon yönetimle kesilen fatura ilk olarak Gelen Kutusu sekmesinde görülür. Entegrasyon ile geldiğinden dolayı Durum kısmı “Bekliyor” olarak gözükecektir. Gelen Faturayı [F2 Faturaya Aktar] seçeneği ile DİA ya işleyebilir, Kabul/Red İşlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.

e-Fatura Görüntüle butonu tıklanarak gelmiş olan e-Faturayı da aşağıdaki gibi takip edebilirsiniz.

 

DİA Entegrasyonu ile E-Fatura Gönderme

Entegrasyon yönetimi ile E-Fatura iletimi yapılmak isteniyorsa şu etaplar takip edilir.

  1. İlk olarak DİA menüsünden Fatura oluşturulur.

Fatura kaydedildikten sonra Fatura içerisindeki cari e-Fatura Kayıtlı Kullanıcılar Listesine kayıtlı durumda ise kaydedilen fatura “e-Fatura Hazırlama Ekranı’nda” gözükecektir. Bu sekmeden ise e-Faturaya Dönüştürme ve İmzalama adımları gerçekleştirilecektir.

e-Faturaya dönüştürülmüş olan Fatura daha sonra imzalanma aşamasına geçer.

İmzalanmışolan e-Fatura yine e-Fatura Hazırlama sekmesindeki e-Fatura Taslakları sekmesinden Zarflanıp iletilir. İletilen Fatura aynı sekmedeki Giden Kutusu kısmından takip edilebilir.

İletilmiş olan Faturaya ait zarfları E-Fatura Zarfları kısmında görüntüleyip zarf durumu sorgulama gerçekleştirilebilir.

Bilindiği gibi, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olarak gözüken mükelleflerden ihracat ve yolcu beraberinde eşya ihracı gibi işlemlerde e-fatura oluşturma zorunluluğu 475 Sıra Numaralı VUK Genel Tebliği 01.07.2017 tarihine kadar ertelenmişti.

Söz konusu bildiride, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olarak gözüken mükelleflerden mal ihracı ve yolcu beraberi eşya ihracı niteliğinde fatura oluşturacak olanlar aşağıdaki sırasıyla aşağıdaki adımları uygulamalıdırlar.

 

DİA İHRACAT E-FATURA

DİA Dış Ticaret modülü kullanılmalı ve ilgili ihracata dair “İhracat Kartı” tanımlanmalıdır.

İhracata konu stok kartlarında “GTİP No” alanı boş bırakılmamalı ve aynı zamanda GTİP NO alanı nokta konmadan 12 haneli olarak yazılmalıdır.

  1. E- Fatura birim kodları düzenlenmelidir.Misal ürünün ana birimi AD, ürünün ihracı yüzer adet olarak gerçekleşiyor ise ürün kartına 2. birim açılıp e fatura birim kodu “YÜZ ADET” olarak tanımlanmalıdır.

Oluşturulacak faturada; Senaryo tipi “E-fatura İhracat “ olarak işaretlenmeli ve fatura satırında ürünün sevkiyatına ait “Paket-Tip” “Paket-Kap No”, ”Paket-Kap Ad” alanları boş bırakılmamalı, Fatura Detay kısmında bağlı olduğu ihracat kartı seçimi unutulmamalıdır.

İhracat faturaları 1 fatura 1 zarf olacak şekilde iletilecektir.

İletilen E-Faturalar GTB aracılığıyla onaylandıktan sonra, GTB’ nin vermiş olduğu referans numarası E-Fatura Giden Kutusundan izlenilebilmektedir.

 DİA YOLCU BERABER E-FATURA

1-DİA Dış Ticaret modülü kullanılmalı ve aynı zamanda yolcu beraberi satışa dair “İhracat Kartı” tanımı yapılmalı ve belirlenmelidir.

2-Cari kart türü “Şahıs” olarak seçilmeli, cari kart “B Diğer” kulakçığı ve “D Kimlik” kulakçığı boş bırakılmamalıdır.

3- Oluşturulan faturada senaryo “E Fatura Yolcu Beraber” olarak işaretlenmeli ve Fatura Detay kısmında bağlı olduğu ihracat kartı işaretlenmelidir.

4-

  1. Sonraki zaman zarfında e-faturalar imzalanıp, iletilebilir.

Gönderilen E – Faturaların Uygulama Üzerinden İzlenmesi

Kullanıcıların uygulamaya sorunsuz giriş yapabilmeleri için Gümrük Ticaret Bakanlığı aracılığı ile bir kullanıcı adı ve şifre almaları lazımdır. Alınmış olan kullanıcı adı ve şifre ile iletilen faturaların son durumları takip edilebilmektedir.

https://uygulama.gtb.gov.tr/tekPencere/

Giriş yapılabilmesi için mükelleflerin ilgili Gümrük Müdürlükleri’nden Bilge Programı içinde bulunan aşağıda verilen yetkilerden gerekli olanı almaları zorunludur.

 

  • ft-Firma Temsilcisi
  • fs-Firma Sahibi
  • mf-Firma Müşaviri
  • yf-Firma Müşavir Yardımcısı
  • gm-Gümrük Müşaviri
  • yg-Gümrük Müşavir Yardımcısı
  • rk-Resmi Kuruluş
  • sh-Şahsi Detaylı Beyan
[elementor-template id="8529"]

Dia Yazılım Kampanyaları

.

Şubat Ayı Fırsatları

Videoyu oynat
Open chat
Merhaba
Size nasıl yardımcı olabilirim?